Recevoir et envoyer des messages fait partie de notre quotidien à tous. Particulièrement dans le domaine professionnel, les messages reçus doivent être traités au fur et à mesure, au risque de remplir la boîte de réception.
La méthode Inbox Zero fait partie des solutions qui facilitent la réalisation de cette mission.
Qu’est-ce que la méthode Inbox Zero ?
Inbox Zero est une méthode de gestion de messagerie créée par l’auteur américain Merlin Mann. En tant qu’expert en productivité, il a créé le concept pour aider les uns et les autres à optimiser la gestion quotidienne en minimisant le temps consacré aux e-mails.
D’après ce dernier, le terme Zéro correspond à la quantité de temps et d’attention que va nécessiter désormais la gestion de messagerie grâce à l’usage de cette méthode. En effet, s’organiser avec la méthode inbox zéro par exemple permet de réduire considérablement les messages en attente, les messages non lus et non traités. Vous aurez donc une boîte de réception vide ou presque.
Vous pourrez donc mieux organiser les envois et réceptions de messages afin d’avoir un gain de temps et de productivité tout en réduisant le stress lié à une mauvaise gestion d’e-mails. C’est un système dont la mise en place nécessite de nouvelles habitudes.
Pourquoi l’employer au quotidien ?
Depuis l’envoi du premier courrier électronique en 1971, le mail est devenu l’un des moyens de communication les plus utilisés au monde. Bien que de nouvelles sources soient apparues, les e-mails sont privilégiés dans le cadre professionnel. La méthode Inbox Zero est valable aussi bien pour la gestion d’e-mails que des messages WhatsApp, Facebook Messenger, Slack, LinkedIn, Teams, etc. Que ce soit à des fins professionnelles ou personnelles, vous avez tout à gagner en adoptant ce mode de gestion de messagerie.
Organiser vos messages par ordre de priorité
Si votre boîte de réception est pleine à craquer, vous aurez du mal à vous retrouver. Vous risquez de ne pas voir des messages importants à temps. La méthode Inbox Zero vous permet d’y pallier en vous offrant une grande lisibilité. Vous pourrez désormais faire la part entre les nouveaux messages, ceux déjà traités et ceux qui sont en attente.
C’est un grand avantage pour les entreprises qui reçoivent souvent des messages ou demandes à traiter en urgence. Vous pourrez mieux organiser les messages pour ne rien rater. Pour optimiser le travail en équipe, vous pouvez disposer d’une même application qui intègre la méthode Inbox Zero pour tous les membres. Ainsi, l’information et le fonctionnement seront identiques à tous les niveaux.
Plus de sérénité dans la gestion de votre boîte de réception
Pour vous débarrasser du sentiment de désorganisation et du stress, vous devez maîtriser et bien organiser vos messages. Si vous arrivez à traiter et à répondre à tous vos messages dans les temps, vous serez plus serein et vous pourrez vous concentrer sur d’autres tâches. De quoi vous libérer l’esprit et être plus efficace.
En outre, le fait de savoir que votre messagerie est vide et que tous vos messages sont traités peut-être source de motivation au travail.
Gagnez du temps pour l’investir dans ce qui compte
Quand vous avez une pile de messages à traiter, il est fort probable que vous preniez plus de temps qu’il n’en faut pour les traiter. Vous gagnerez donc du temps en répondant immédiatement aux messages après une première lecture. Répondre automatiquement aux messages permet aux entrepreneurs et aux entreprises de ne pas faire attendre les clients malgré le grand nombre de courriels.
Vous êtes alors plus susceptible de rester courtois et précis dans votre réponse. Par ailleurs, vous pouvez choisir un moment pour vérifier vos messages au lieu de passer tout le temps à regarder les messages entrants.
Organisez non seulement les messages, mais aussi votre journée !
Entre les tâches personnelles et professionnelles quotidiennes, il vous faut une bonne organisation pour être efficace. En organisant vos messages, vous planifiez votre journée. Il suffit d’inscrire les actions à réaliser et les messages à traiter dans votre agenda.
Comment mettre en place la méthode Inbox Zero ?
Pour que votre messagerie soit vide, vous devez user de certaines astuces simples que vous utilisez peut-être déjà. La mise en place de la méthode Inbox Zero implique le respect des règles telles que :
- Traiter tous les messages dans la boîte de réception sans exception ;
- Éviter de créer des dossiers et sous-dossiers dans l’arborescence de votre boîte e-mail ;
- Créer un répertoire archives pour les messages déjà traités. Les messages en cours de traitement peuvent être également archivés ;
- Ne laissez dans la boîte de réception que les messages pour lesquels vous n’avez pas encore défini l’action à réaliser ;
- Si vous comptez exploiter un message déjà traité à nouveau, vous pouvez l’archiver en attendant ;
- Vous pouvez répertorier les tâches longues à finir ultérieurement dans des outils de gestion comme Trello et autres ;
- Centralisez plusieurs boîtes e-mails à partir des outils de gestion comme Outlook, Webmail ou Gmail ;
- Désactivez les notifications et prévoyez des temps précis pour consulter vos boîtes de réception.
En somme la méthode inbox zéro permettra de booster votre productivité ainsi que l’efficacité de vos interactions avec vos clients et partenaires.
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