Se laisser déborder par sa messagerie peut s’avérer contre-productif en entreprise. S’organiser au maximum devient ainsi un impératif pour gagner en productivité.
Voici quelques solutions pour bien gérer vos mails en entreprise.
Organisez votre boîte de réception
Pour bien gérer votre messagerie électronique, vous devriez adopter certaines attitudes en ce qui concerne la gestion de votre boite de réception…
L’utilisation des répertoires
Personnaliser sa boîte de réception reste une option presque incontournable pour se retrouver dans ses mails et bien organiser son travail. En effet, il existe aujourd’hui de nombreuses fonctionnalités permettant de créer plusieurs répertoires dans la boîte de réception des messageries électroniques.
Vous pouvez donc en créer autant que nécessaire, avec des libellés bien définis. Vous aurez ainsi la possibilité de classer vos mails selon les critères de votre choix. Il peut s’agir de critères tels que :
- l’urgence du traitement ;
- le statut du mail ;
- l’adresse de l’expéditeur ;
- l’objet du message ;
- etc.
Ce classement peut être manuel ou automatique en fonction de l’offre de votre service de messagerie.
Une autre possibilité de rangement est de marquer vos mails de différentes couleurs selon leur importance. Vous pourrez ainsi les identifier facilement et traiter rapidement ceux qui doivent l’être afin de gagner en productivité.
L’archivage des messages
L’organisation de la boîte de réception d’une messagerie électronique passe en toute évidence par l’archivage. Avoir une boîte de réception encombrée par des mails peut donner une pression nuisible au travail, utilisez la méthode Inbox Zero pour gérer votre messagerie donc.
Il s’agit d’archiver et de ne laisser aucun message dans la boîte de réception, qu’il s’agisse de mails traités ou non. Ici encore, l’utilisation de plusieurs onglets ou répertoires peut s’avérer indispensable.
Votre boîte de réception mail fonctionne alors comme un classeur classique de dossiers.
Séparez les mails professionnels des mails personnels
Se perdre dans une pléthore de mails peut porter un coup au traitement de ceux qui sont urgents. La solution adéquate est de créer différentes adresses de messagerie pour chacun de vos profils. Avec certaines messageries par exemple, il est possible de créer plusieurs alias sur une seule adresse.
En plus, certaines de ces plateformes offrent la possibilité de créer des filtres pour classer automatiquement les messages. Vos messages peuvent ainsi être réorientés dans plusieurs destinations sur la même adresse.
Séparer ce qui relève de votre profil professionnel du reste garantit plus de concentration sur ce qui concerne le travail. Il est toutefois conseillé de déconnecter votre boite personnelle quand il s’agit de traiter vos mails professionnels.
Référencez l’objet des messages
Pour mieux classer vos mails, il est recommandé de bien soigner l’objet des messages que vous envoyez. En clair, l’objet du mail doit résumer le corps du message en quelques mots. Cette technique vous permet de vous retrouver facilement lors des recherches urgentes de mails dans votre messagerie. Au-delà de cet avantage, cela peut s’avérer bénéfique pour regrouper certains mails selon l’objet.
Programmez la lecture des mails dans votre agenda
Tout aussi important que les conseils précédents, il est indispensable d’intégrer dans votre routine, des périodes de lecture de vos mails.
Avoir un programme constant pour consulter votre messagerie vous permet de ne pas vous laisser déborder par les mails « non lus ». Que ceux-ci soient traités ou pas, prendre connaissance et savoir ce qu’il en est vous soulage dans l’organisation du travail.
Toutefois, le but de cette disposition est en réalité d’instaurer un cycle périodique de traitement de vos mails. Cela vous évite de perdre de la concentration sur vos tâches en raison de la consultation de vos mails au fur et à mesure que vous les recevez.
Une autre alternative pour ne pas garder assez de mails non lus est d’automatiser certaines réponses. Cela est conseillé pour les accusés de réception des mails répétitifs, notamment pour les Services clients, les commerciaux, les Ressources Humaines…
Toutefois, veillez à créer des alertes de rappels pour ne rien oublier.
Gérer efficacement ses e-mails en entreprise passe également par le transfert de ceux qui ne vous concernent pas aux destinataires de droit. Cela libère non seulement votre boîte, mais aussi votre esprit.
Débarrassez-vous de l’inutile
Il s’agit principalement ici de savoir gérer certaines catégories de mails à savoir :
- les spams ;
- les newsletters ;
- les notifications des réseaux sociaux ;
- les mails publicitaires ;
- etc.
En effet, certains de ces messages polluent votre messagerie et vous font perdre du temps. Dans ce lot, les spams sont les plus dangereux en termes de sécurité informatique. Dans bien des cas, il s’agit de tentatives de phishing, de mails d’arnaques, d’usurpation d’identité, de transmission de virus, etc.
Il existe à cet effet des antispams. Mais ceux intégrés par défaut par les fournisseurs se révèlent souvent peu efficaces. Optez donc pour un logiciel de protection dédié.
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