En effet, la facturation constitue une étape très importante dans la vie d’une entreprise, surtout en démarrage. Mais, comment s’y prendre ? Pourquoi en réalité une facture pro forma ?
Tels sont les questionnements qui envahissent généralement les entrepreneurs débutants.
Nous vous proposons à travers cet article, des réponses simples et accessibles.
Qu’est-ce qu’une facture pro forma ?
Une facture pro forma est une facture provisoire qui présente les détails d’une commande. Le terme pro forma est un terme latin qui signifie « pour la forme ».
De ce fait, la facture pro forma est un brouillon de facture qui n’est pas pris en compte par la comptabilité d’une entreprise. Découvrez le site de Bibby Factor pour des solutions d’affacturage sur mesure pour votre entreprise.
La facture pro forma est une préfacture délivrée par le vendeur, qui contient les termes de la commande : le contenu de la commande, le prix et les conditions de vente. Elle est un document similaire à un devis officiel, délivré par le vendeur, et qui prend la forme d’une facture.
Un document pro forma est donc un ordre d’achat confirmé qui décrit les produits ou services qu’un vendeur s’engage à offrir. Elle doit comprendre tous les détails et les prix.
Pourquoi une facture pro forma ?
Une facture est une pièce commerciale ou comptable établie à priori pour attester de l’achat ou de la vente des produits déjà livrés. Une facture pro forma est, quant à elle, une sorte de devis ou un bon de commande envoyé avant l’achat des produits. Elle est un document provisoire et ajustable, qui permet de définir les grandes lignes de la transaction à venir.
La facture pro forma a donc pour but de permettre au vendeur et au client d’avoir un accord de principe en ce qui concerne la commande et le coût. D’un autre côté, la facture pro forma est utilisée afin d’avoir une avance sur la marchandise avant qu’elle ne soit livrée. La facture définitive sera émise quand la livraison aura été bien reçue.
Aussi, une facture pro forma peut servir de justification pour obtenir un prêt auprès d’une banque dans le cadre de l’estimation d’un projet. Elle peut servir à prouver une transaction qui ne s’est pas encore concrétisée.
Elle peut être utilisée pour obtenir l’autorisation de la douane en cas d’import-export de marchandises, ou pour établir une déclaration de valeur des produits proposés (échantillons).
En somme, une facture pro forma permet à l’acheteur et au vendeur de disposer avant toute opération des éléments de base de la vente.
Elle sert de justificatif pour une prestation qui n’est pas encore terminée, pour obtenir une autorisation douanière.
Différence entre une facture pro forma et une facture commerciale
Dans chacun des deux cas, elles indiquent le prix du marché. Toutefois, la facture commerciale accompagne nécessairement les marchandises ayant une valeur et celle-ci est à la charge de l’acheteur, tandis qu’un pro forma peut être édité sans un produit et peut ne pas obtenir un paiement.
Une facture commerciale a une valeur juridique, commerciale, comptable et fiscale. Elle est obligatoire pour l’ensemble des ventes de biens et de services d’une entreprise à l’autre. Elle lie le prestataire et le client selon les termes du marché et dans le cadre du rapport commercial. Elle sert au calcul de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) prélevée par l’entreprise. La facture commerciale constitue un document de référence relatif aux échanges et justifications dans l’éventualité d’un différend entre les deux parties.
Différence entre un devis et une facture pro forma
Un devis est un document écrit par un fournisseur et engageant ce dernier. Il détaille les services proposés avec leur prix. Une fois signé par les deux parties, il devient un contrat à la différence de la facture pro forma qui n’a pour but que d’informer un client des aspects financiers d’une vente.
Au prime abord, le devis n’est pas considéré comme un contrat. Il devient un contrat si et seulement si l’entreprise ou le particulier convient que l’entrepreneur qu’il a commissionné honore son estimation.
Alors, une facture pro forma :
- doit être clairement indiquée en tant que facture pro forma ;
- ne doit pas avoir de numéro de facture ;
- offre le libre choix aux acheteurs de payer pour les produits ou services décrits dans la liste pro forma ;
- ne possède aucune valeur juridique, fiscale ou comptable et par conséquent, n’est pas inclus dans la comptabilité ;
- donne la possibilité au client de demander des modifications selon ce qu’il souhaite.
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