Comment choisir l’outil idéal pour la gestion des finances en entreprise ?
Les outils de gestion financière sont des logiciels conçus pour optimiser les tâches et aider dans la prise de décision. Différents fournisseurs répondent à ces besoins avec des outils aux particularités diverses, mais le choix d’une solution dépend d’un certain nombre de critères non négligeables. Voici les 5 aspects à vérifier pour réussir un tel choix.
Les points clés à considérer pour choisir l’outil de gestion financière idéal pour une entreprise :
- Adéquation avec les besoins spécifiques de l’entreprise en fonction de sa taille, son secteur d’activité et ses objectifs (comptabilité, trésorerie, risques).
- Ergonomie et facilité d’utilisation pour réduire les erreurs, avec des options de personnalisation pour s’adapter aux utilisateurs finaux.
- Flexibilité avec une intégration fluide aux systèmes existants (CRM, ERP) et des capacités de travail collaboratif, notamment sur le Cloud.
- Sécurité des données garantissant la protection contre les pertes et violations, avec des sauvegardes automatiques en ligne pour plus de sérénité
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Les besoins spécifiques de l’entreprise
Même s’il existe des logiciels quelque peu généralistes sur le marché, l’analyse approfondie des besoins de l’entreprise est une étape incontournable pour le choix d’un outil de gestion financière. Il est question ici de prendre en compte des aspects comme la taille de la structure ou encore le volume d’opérations financières gérées ainsi que leur nature.
En effet, des outils simples et basiques pourront répondre aux besoins des PME, tandis que les grandes entreprises devront opter pour des logiciels plus robustes. Les objectifs visés définiront aussi ce choix qui peut tourner autour de la gestion des actifs financiers ou du reporting entre autres. En général, ces outils sont également conçus pour :
- La gestion de l’analyse financière ;
- La gestion de trésorerie ;
- La gestion des risques financiers ;
- L’analyse financière ;
- La comptabilité analytique.
Les aspects liés à l’entreprise semblent par ailleurs incontournables dans la mesure où les fonctionnalités proposées se doivent de répondre à ces besoins spécifiques. Cela nécessite alors une prise en compte du secteur d’activité, car certains logiciels sont spécifiquement adaptés pour des secteurs particuliers. Ces types d’outils ont souvent tendance à offrir plus d’efficacité.
L’ergonomie
La gestion des finances en entreprise est une tâche délicate et qui nécessite des outils correspondant au profil des utilisateurs finaux.
Le logiciel idéal sera donc celui qui offre une prise en main facile avec une interface simple et intuitive.
La facilité d’utilisation lorsqu’elle est effective réduit ainsi les risques d’erreurs et leurs éventuels effets négatifs sur la comptabilité.
En outre, l’ergonomie sous-entend l’existence d’options de personnalisation poussées afin que l’outil puisse s’adapter à son utilisateur principal. Cela peut aller de la gestion des paramètres généraux à des réglages plus ou moins secondaires comme la langue de travail. Pour garantir cette praticité, les utilisateurs finaux peuvent d’ailleurs être impliqués dans le processus de choix.
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La flexibilité
La finance est au centre de tous les activités et départements d’une entreprise. Les logiciels dédiés à sa gestion nécessitent alors une flexibilité accrue, souvent caractérisée par l’intégration avec les outils déjà utilisés en interne.
Une intégration avec les logiciels de compatibilité est par exemple incontournable, mais il est toujours préférable de bénéficier d’ouvertures supplémentaires vers les CRM ou ERP. En effet, les logiciels les plus flexibles rendent la gestion globale plus fluide, permettant la visualisation de toutes les données de l’entreprise en temps réel. Ils facilitent également la prise de décision, tout en garantissant plus d’efficacité, notamment lorsqu’il est question de stratégie.
Notons par ailleurs que la flexibilité pourrait avoir un lien direct avec la collaboration en entreprise. Un logiciel collaboratif apportera alors plus d’options avec la possibilité de travailler virtuellement en équipe et d’attribuer des rôles spécifiques à chaque utilisateur. Ces types d’outils sont généralement basés sur le Cloud.
La sécurité des données
Les données financières d’une entreprise sont précieuses, d’où l’intérêt de veiller à leur sécurité, et ce, afin d’éviter d’éventuelles violations ou pertes. Il est donc important de choisir un logiciel qui répond aux normes de sécurité détaillées ici, mais qui pourrait offrir également des couches de protection supplémentaires. La réputation du fournisseur entre alors en jeu et pour s’assurer d’un meilleur niveau de sécurité, les recommandations des uns et des autres peuvent se montrer déterminantes.
En outre, toute entreprise devrait se prémunir contre la perte de données et sur ce plan, les logiciels basés sur le Cloud sont les mieux indiqués. Ces outils financiers proposent notamment des sauvegardes automatiques en ligne, ce qui permet d’y accéder sur n’importe quel appareil et de réduire considérablement les risques de perte.
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Les coûts
Le coût d’un logiciel de gestion financière peut dépendre de sa complexité et des fonctionnalités proposées. Mais, si les besoins spécifiques de l’entreprise et d’autres critères peuvent guider ce choix, le budget disponible permet de l’harmoniser. Ainsi, un logiciel trop coûteux ne sera pas toujours la solution adéquate pour une PME, mais peut représenter un investissement sur le long terme.
Toutefois, certains logiciels misent sur l’évolutivité, et ceux-ci peuvent constituer un bon compromis en cas de budget limité. Ces solutions permettent d’opter pour des offres de base et d’ajouter des modules supplémentaires en fonction des besoins qui apparaitront au fil de la croissance de l’entreprise.
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