L’organisation d’un grand événement demande un énorme investissement en temps et en argent.
Afin de garantir le succès de votre réception, tous les préparatifs doivent être assurés le plus tôt possible : choix du traiteur événementiel, du lieu de réception, de la déco de la salle.
Une bonne préparation est la solution idéale pour épater vos convives et rendre l’événement inoubliable.
Voici les 5 choses à ne pas négliger pour réussir votre événement.
Le choix du traiteur événementiel
Un traiteur événementiel est un professionnel qui s’occupe de l’élaboration du menu pour un événement spécial : mariage, anniversaire ou soirée d’entreprise.
Le spécialiste a toute une équipe à sa disposition pour répondre à vos besoins et exigences.
Pour trouver un bon traiteur événementiel à solliciter lors d’une occasion spéciale, cliquez sur cette url. Les avantages de faire appel à un service traiteur :
Une prestation complète
Les préparatifs d’un grand événement génèrent souvent beaucoup de stress. Un traiteur s’occupera de tout de A à Z pour un gain de temps énorme dans l’organisation. Le professionnel propose des formules complètes selon les convenances de chacun, pour un gain de temps énorme. Le jour J, plus besoin de vous inquiéter sur les imprévus. Ayant une expérience probante dans l’univers de l’événementiel, le traiteur saura tout gérer. Il procurera des conseils personnalisés pour un concept qui vous correspond.
Des créations culinaires exceptionnelles
Les traiteurs événementiels proposent un vaste choix de menus tendances en fonction du type d’événement : cocktail, déjeuner d’affaires ou encore diner de prestige. Vous serez séduit par de savoureuses créations élaborées par des chefs cuisiniers expérimentés. Toutes les saveurs seront personnalisées à 100 %, parfaites pour un événement privé ou professionnel.
Un budget sur-mesure
Pour tout type d’événement, il y a un budget à respecter ! Il est alors important de définir ce budget en amont. Le budget choisi doit être communiqué au traiteur. Ce dernier pourra ensuite vous proposer des solutions sur mesure pour sublimer votre réception comme jamais.
La recherche du lieu de réception
La recherche du lieu de réception est l’un des éléments clés à ne pas oublier lors des préparatifs de votre jour J. Quelques paramètres à considérer pour bien choisir le lieu :
L’emplacement
Un emplacement proche ou éloigné ? Le lieu de réception doit absolument être facile d’accès pour vos invités. Cela peut tenir compte de la présence de moyens de transport. Dans le cas contraire, il est possible de prévoir de grands véhicules pour transporter tout le monde. Si quelques-uns de vos invités arrivent de loin, prévoyez des hébergements à proximité. N’hésitez pas à prendre contact avec les établissements hôteliers pour bénéficier de tarifs préférentiels de groupe.
La configuration du lieu
La configuration du lieu est essentielle selon le nombre d’invités et le type d’événement à célébrer :
- la superficie doit convenir au type d’événementiel ;
- la présence d’espace extérieur ou intérieur, avec des alternatives en cas de mauvais temps ;
- les moyens d’accès à la salle.
L’exclusivité
Il se peut que plusieurs événements aient lieu au même endroit dans le même laps de temps. Se renseigner au préalable sur l’exclusivité des lieux avant de réserver pour éviter les mauvaises surprises. Dans le cas où vous devez partager les lieux avec un autre événement, il faudra s’assurer que les limites d’espace sont bien établies.
Le nombre d’invités
Si nombreux lieux de réception acceptent tous les types de mariage, ce n’est pas le cas de tous. Un minimum de couverts peut être imposé par certains endroits atypiques. La capacité du lieu doit alors être en adéquation avec vos besoins. Lors de la prise de renseignement, renseignez-vous sur les modalités en cas de désistement. C’est un point important à connaitre en cas d’absence de certains convives à votre événement.
Le décor de la salle de réception
Que ce soit pour un événement familial ou d’entreprise, la décoration de salle est la meilleure manière d’épater vos convives aux premiers abords. Elle permet de créer l’engouement parmi vos invités. La déco doit tout de suite refléter les objectifs de l’événement en question. Quelques tendances déco qui pourraient vous plaire :
La déco à thème, un choix intemporel !
Les décorations de salle à thème restent les meilleures tendances du moment. Si vous manquez d’inspiration, consultez les thèmes les plus à la mode sur Internet. Vous avez également la possibilité de demander conseils à un décorateur professionnel. Ce ne sont pas les choix qui manquent :
- une déco bohème ;
- une déco nature ;
- une déco champêtre ;
- une déco « blanc et argent » ;
- une déco florale, etc.
Une déco en harmonie avec le type d’événement
Une salle de réception pour un mariage n’aura pas la même déco qu’une salle de réunion. Pour une réception nuptiale, misez sur un style assez romantique pour apporter une ambiance chaleureuse et conviviale. Pour un événement d’entreprise, le décor doit rester très neutre, reflétant le côté professionnel. Pour une réunion, par exemple, une table de conférence impressionnante conviendrait parfaitement.
Pourquoi pas une déco mixte ?
Depuis quelques années, beaucoup préfèrent la déco mixte. Une déco pour un événement professionnel peut accueillir des plantes vertes afin de créer une atmosphère plus zen.
L’animation de votre événement
Une fête réussie doit rester gravée à jamais dans l’esprit de vos convives ! Pour cela, prévoir des animations exceptionnelles pour marquer les esprits. Des idées d’animations qui pourraient apporter un plus à votre événement :
- un photobooth, pour partager un super moment avec les invités ;
- les boites à questions, pour animer une soirée team-building ;
- des jeux d’arcade, créant des instants funs et amusants.
Faites appel à un animateur ou un DJ pour animer votre réception comme il faut. Rien de meilleure que de la bonne musique pour une ambiance sensationnelle !
La date de votre événement, à communiquer le plus tôt possible
Le choix de la date peut être déterminant pour les préparatifs d’un événement important. Plus vous vous y prenez en retard, plus vous serez confronté à d’énormes contraintes. Ce choix peut être paramétré par divers éléments :
La saison
Pour les événements en extérieur, il vaut mieux prévoir une date durant la saison chaude pour éviter de faire face aux mauvaises conditions météorologiques. Pour ceux qui aiment les ambiances féériques avec de la neige pour un mariage, une date en hiver peut aussi bien convenir.
Le temps des préparatifs
L’organisation d’un événement ne laisse aucune place à l’improvisation. Choisir une date à un mois d’intervalle ne serait pas judicieux. Il faut un minimum de temps à consacrer pour une réception réussie. De plus, les prestataires sollicités et les invités doivent pouvoir caler la date dans leur emploi du temps. Tout le monde pourra ainsi être présent.
La disponibilité du lieu de réception
Les événements ont lieu à longueur d’année. Pour accéder à certains lieux de prestige, il faut réserver plusieurs mois en avance. La disponibilité de la salle de réception va vous aider à choisir une date pour célébrer votre événement. Ne surtout pas oublier la disponibilité de la Mairie dans le cas d’un mariage.
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