Où pouvez-vous aller pour organiser votre événement d’entreprise ?

Où pouvez-vous aller pour organiser votre événement ? C’est la question que se posent tous les organisateurs de réunions d’entreprise.

Où organiser votre événement d’entreprise ?

Et si vous avez l’impression que, malgré toutes vos recherches, vous ne trouverez pas de lieu qui réponde à tous les critères de votre liste ?

Eh bien, n’ayez crainte ! Nous vous expliquons dans cet article comment trouver le lieu idéal pour l’organisation et la réussite de votre événement d’entreprise.

Qu’est-ce qu’un événement d’entreprise ?

événement d’entreprise
Réunir les collaborateurs , clients, partenaires lors d’un événement d’entreprise

Avant d’entrer dans le vif du sujet, intéressons-nous d’abord à ce que l’on entend par événement d’entreprise. En effet, un événement d’entreprise est un fait marquant et important organisé au sein d’une entreprise.

Il est organisé sur la base d’objectifs précis et est le plus souvent adressé aux clients, aux prospects, aux partenaires, aux collaborateurs, mais aussi aux professionnels de l’entreprise.

Généralement, les événements d’entreprise réunissent tous les employés de l’entreprise ou d’une division de cette dernière.

Ils sont organisés pour diverses raisons :

  • Mieux réunir les employés de l’entreprise ;
  • Motiver ses employés ;
  • Créer la cohésion au sein de l’entreprise ;
  • Présenter un produit ;
  • Présenter une opportunité d’affaires, etc.

En fonction de ces objectifs, les entreprises sont appelées à organiser divers événements.

Nous pouvons citer notamment :

  • Les séminaires d’entreprise ;
  • Les activités de team building ;
  • Les afterworks ;
  • Les événements marquants de l’entreprise (introduire un nouvel employé, fêter une réussite, etc.) ;
  • Le lancement d’un produit ;
  • Le salon professionnel ;
  • Le congrès, etc.

Comment trouver le lieu idéal pour organiser un événement d’entreprise ?

lieu idéal pour organiser un événement d’entreprise
lieu idéal pour organiser un événement d’entreprise

L’événement d’entreprise est un fait assez important dont l’organisation ne doit en aucun cas être négligée.

Pour mieux le réussir, il est important de choisir le lieu approprié pour l’héberger.

Voici quelques étapes à suivre pour bien choisir.

Vous pouvez trouver des informations sur comment organiser un événement d’entreprise. C’est une agence qui trouve des lieux exceptionnels pour vos plus grands évènements, qui vous mettra en relation directe avec plus de 4000 prestataires événementiels

Définir l’objectif de l’événement d’entreprise

Avant d’organiser l’événement, vous devez vous demander pourquoi vous l’organiser. En définissant vos objectifs, vous aurez une idée réelle du type d’activité à mettre en place, et tous les événements ne s’organisent pas de la même façon. Pour vos diverses organisations, vous pouvez opter pour les lieux dotés des caractères suivants :

  • Des salles avec une ambiance studieuse pour des séminaires ou sessions de formation. Ici, vous avez le choix entre diverses configurations : salle en pavé, configuration U, salle de classe, etc.
  • Un espace avec une ambiance chaleureuse, tel que des salles d’hôtel avec des coins de détente pour organiser un coworking avec les partenaires, réunir l’équipe dirigeante ;
  • Les grands amphithéâtres, les salles modulables ou un auditorium pour les événements grandioses ;
  • Un cadre attrayant et séduisant pour présenter des produits. Veillez ici à faire appel à un professionnel de l’événementiel pour une meilleure organisation ;
  • Une salle aménagée en mode théâtre ou un auditorium pour les événements face à face, de type conférence de presse ou présentation avec un orateur et une assistance conviée.

L’accessibilité du cadre

Afin de permettre à tous vos invités de se présenter à l’heure à l’événement d’entreprise, vous devez choisir un espace situé dans un lieu accessible. Un événement organisé à des heures de route dans une zone difficile d’accès diminuerait certainement le taux de participation. Ainsi, vous devez vérifier si la salle de séminaire est centrale aux participants, s’il y a des moyens de transport qui permettent d’y aller rapidement, etc.

Cependant, lorsque l’événement est organisé pour durer de nombreux jours, vous pouvez choisir un endroit situé dans une ville éloignée pour procurer des moments de détente à vos invités.

La capacité d’accueil de la salle

Pour bien réussir votre événement, vous devez opter pour un espace avec une capacité conséquente pour accueillir vos invités. Vous pouvez par exemple opter pour les salles modulables, les châteaux ou les espaces habitués aux grands événements. En réalité, choisir une salle adéquate pour votre événement d’entreprise vous permet d’éviter les surprises de dernière minute.

Le standing du lieu

Le standing du lieu et des équipements
Le standing du lieu et des équipements

Avant de choisir une salle de séminaire, vous devez vérifier si celle-ci remplit tous les critères techniques nécessaires à la réussite de votre événement.

En réalité, cela va de soi pour créer un cadre cosy aux invités.

Pour cela, la salle doit contenir certains équipements :

  • Vidéoprojecteurs ;
  • Écrans LED ;
  • Sonorisation de qualité ;
  • Matériel de visioconférence ;
  • Connexion internet et accès à wifi haut débit ;
  • Caméra ;
  • Chaises et tables confortables ;
  • Micros ;
  • Oreillettes, etc.

Cependant, afin de mieux choisir, vous devez vérifier si le bailleur prévoit une assistance technique en cas de panne.

Le budget

Vous devez bien évidemment élaborer un budget qui établit les dépenses à effectuer dans le cadre de l’organisation de l’événement d’entreprise. Le choix d’un cadre confortable vous coûtera un budget conséquent. Prévoyez ainsi une bonne marge pour prévenir les surprises. Cependant, différentes formules sont disponibles pour la facturation :

  • Le paiement à l’heure ;
  • Le paiement par jour ;
  • Location habituelle avec des services supplémentaires.

Quelles sont les solutions disponibles pour trouver le lieu où organiser un événement d’entreprise ?

trouver le lieu où organiser un événement d’entreprise
trouver le lieu où organiser un événement d’entreprise

Afin de trouver le cadre idéal et les prestataires qualifiés pour votre événement d’entreprise, vous pouvez faire des recherches sur internet.

Les plateformes proposent pour la plupart des services de qualité adaptés aux divers besoins de l’entreprise.

Vous pourrez notamment :

  • trouver des lieux contemporains aux entreprises ;
  • faire la réservation de bars, mais aussi des espaces adéquats pour la réussite d’un événement d’entreprise ;
  • trouver des lieux dans les grandes métropoles françaises ;
  • louer des lieux atypiques tels que les showrooms, galeries, appartements, etc.

Ces plateformes proposent un descriptif des lieux avec photos à l’appui. Tous les détails sont fournis pour vous permettre d’avoir une réelle idée de l’espace et savoir si celui-ci vous convient ou pas pour l’organisation et la réussite de votre événement d’entreprise.

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