Que savoir à propos de la gestion électronique des documents ?
En entreprise, les documents sont une pièce maitresse du fonctionnement des différents secteurs. Ces documents sont généralement en version papier et créent un véritable problème aussi bien sur le plan économique qu’écologique.
En fait, les employés passent assez de temps à chercher des documents en papier et dépensent des milliers d’euros dans l’achat de ces fournitures. À l’ère du numérique, il est important de penser à passer à une gestion électronique des documents (GED).
Nous vous donnons alors toutes les informations à propos de cette forme de gestion de documents.
Ce que vous devez retenir :
- La gestion électronique des documents (GED) digitalise et centralise le stockage, la sécurité et la gestion des documents pour une meilleure accessibilité et organisation.
- Opter pour la GED réduit les coûts liés à l’archivage papier, améliore la productivité, et offre une protection contre la perte de documents grâce à des sauvegardes numériques.
- Pour bien choisir un logiciel de GED, évaluez vos besoins en volume de documents, l’évolutivité du système, et comparez les coûts pour trouver l’outil adapté à votre budget.
Guide étape par étape pour scanner des documents avec une imprimante
Qu’appelle-t-on gestion électronique des documents ?
Tout d’abord, un document est une pièce ou un objet qui est utilisé pour donner une information, une preuve ou un témoignage. Ainsi, la définition de la GED se rapporte à la façon dont les documents entrants et sortants d’une entreprise sont traités de façon informatique. C’est donc un ensemble de processus informatiques qui visent la circulation, la sécurisation ainsi que l’exploitation des différents documents.
Avec un système de gestion électronique des documents, vous avez droit à diverses fonctionnalités. Il vous sera notamment possible de :
- nommer les fichiers électroniques ;
- stocker les fichiers numériques ;
- les numériser les documents papier ;
- effectuer facilement le contrôle des versions.
La gestion électronique des documents vous facilite donc la tâche sur plusieurs plans.
Pourquoi opter pour une gestion électronique des documents dans votre entreprise ?
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles la GED est une bonne option pour votre entreprise. Ce système permet non seulement de sécuriser vos documents, mais de gagner également du temps.
Une gestion plus simple de vos documents
La principale raison pour laquelle vous devez penser à opter pour une GED est la gestion plus simple et efficace de vos données. À travers un logiciel de gestion des fichiers, il vous sera possible d’organiser vos différents documents. Vous pourrez ainsi laisser peu à peu les dossiers en papiers, qui sont non seulement encombrants, mais parfois difficiles à gérer.
Une solution économique
Un système d’archivage centralisé est une bonne solution pour faire des économies. En fait, si vous n’utilisez qu’un système physique, vous perdrez assez souvent du temps dans la recherche et la gestion des documents. En plus, il est possible que vous soyez obligé de réimprimer vos documents assez souvent.
Les coûts liés à l’absence d’un système d’archivage électronique dans votre entreprise ne sont pas moindres. Ces coûts peuvent donc avoir un impact négatif sur votre chiffre d’affaires. Ils sont composés des coûts liés à l’achat du papier, l’archivage physique, la recherche d’un document égaré, etc. Vous évitez tout cela en optant pour une gestion électronique de vos documents.
Une solution contre la perte des données
Il est assez facile de perdre des documents physiques. Même si vous disposez d’un service d’archivage physique, vous n’êtes pas vraiment à l’abri de certains problèmes imprévus comme les incendies. En optant pour une gestion électronique de vos documents, vous avez une sauvegarde numérique. En cas de perte des documents physiques, vous pourrez facilement les retrouver dans votre système électronique.
Vous pouvez donc sauvegarder des documents importants comme les contrats de service, les contrats d’embauche, les accords de confidentialité, etc. de façon numérique. Vous pourrez y avoir accès dès que vous le voulez.
Il faut ajouter qu’une GED ne consiste pas juste à stocker vos fichiers sur un ordinateur. C’est un logiciel que vous utilisez, ce qui permet de renforcer la sécurité de vos données. Il est donc possible de mettre des autorisations sur le document, afin de permettre à certaines personnes uniquement d’avoir accès aux documents par exemple.
Comment choisir un système de gestion électronique des documents ?
Lorsqu’on parle de système de GED, on fait référence à un logiciel qui effectue cette tâche. Sur le marché, vous trouverez une pléthore d’outils pour la gestion électronique des documents. Il est possible d’effectuer votre choix entre les principaux logiciels GED pour 2025.
Vous devez tenir compte de vos besoins pour effectuer votre choix. Dans vos besoins, il vous faudra définir le volume de fichiers électronique et de documents en papier que vous avez l’habitude de traiter de façon manuelle. Ces données vous permettront de mieux connaitre les services et les fonctionnalités de GED qui vous seront utiles.
De même, vous devez vous assurer que le logiciel pour lequel vous optez est évolutif. En effet, la technologie évolue très vite et vos besoins en GED peuvent changer au fil des années. Le système de gestion électronique des documents que vous choisirez doit vous permettre d’adapter vos besoins quand il le faut.
Par ailleurs, il faudra tenir compte du coût de l’installation d’un tel système. Ce coût peut varier en fonction des fonctionnalités disponibles et du fournisseur. Vous pouvez donc effectuer des comparaisons de logiciels pour choisir celui qui correspond mieux à votre budget.
Source :
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