La gestion du matériel hospitalier en France

Lorsque l’épidémie de COVID-19 a frappé le système sanitaire français, par ricochet, le travail exceptionnel des professionnels de la santé a été mis en lumière.

Garants des rouages d’une mécanique infiniment complexe, tous ces hommes et femmes affrontent régulièrement des périodes d’une intensité brutale.

Dans cet univers où chaque seconde tique comme une menace potentielle, pouvant faire vaciller la santé, voire même la vie d’un patient, un ennemi se manifeste constamment, entravant cette course contre le temps. Je parle ici de la gestion du matériel hospitalier, une tâche chronophage, complexe, rigoureuse, qui implique une paperasse massive.

Une réalité d’apparence immuable, désormais déjouée par certains pays qui ont implémenté des logiciels de gestion de matériel hospitalier de pointe.

Le logiciel de gestion du matériel hospitalier est-il un atout indispensable dans le secteur de la santé et la medtech ?

“Où est donc passé cet appareil ? Est-ce que c’est Arnaud qui le garde encore, ou l’a-t-il transmis à Sylvie ou peut-être Véronique? Et au fait, sa maintenance est-elle bien à jour ?”

Et en ce qui concerne les masques chirurgicaux, est-ce que l’on remplit les formulaires pour en commander à nouveau ?

Et si je vous disais que la réponse à toutes ces questions peut être au bout de votre doigt via un simple clic sur votre téléphone.

Ultra-rapides, ultra-simples et ultra-intuitifs, les logiciels de gestion de matériel hospitalier ont pour mission de localiser la totalité des actifs d’un centre hospitalier en temps réel.

Pour connaître l’emplacement et l’assignement d’un lit, d’un appareil, d’une voiture ou de tout autre actif, il vous suffit d’ouvrir l’app de logiciel de gestion matériel hospitalier dans votre téléphone pour avoir la réponse en quelques clics.

Chaque actif est muni d’un QR code et certains d’entre eux disposent même d’un traqueur GPS qui enregistre les historiques de déplacements.

Pour connaître l’état de maintenance, la notice de fonctionnement, les licences associées, la garantie, un contrat, ou toute autre information, il suffit de scanner le QR code présent sur l’appareil pour que toutes ces données soient délivrées instantanément.

De plus, certains logiciels medtech tels que Timly par exemple, ne se contentent pas de simplement cartographier le parc matériel de l’hôpital pour offrir une vue à 360°. En effet, Timly envoie également des notifications lorsque les stocks sont en situation critique.

Un logiciel Medtech conceptualisé pour réduire les coûts de gestion de l’hôpital

Chaque année, des milliers d’euros, voire des millions pour les plus grandes organisations hospitalières, se dépensent en achats de matériels déjà en stock, en licences non utilisées, en matériels non maintenus à temps, en actifs égarés ou volés, etc.

En plus d’optimiser la gestion des stocks des médicaments, consommables, etc., un logiciel de gestion de matériel hospitalier comme Timly permet l’assignement intelligent du matériel.

En quelques clics, il est donc possible de réserver un appareil, ou d’assigner ce dernier à un membre du personnel, un prestataire ou un département…

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Cette cartographie précise ne se limite pas à offrir un gain de temps au personnel et aux gestionnaires du parc matériel hospitalier. En effet, l’historique d’assignement ainsi que la localisation précise, au cours du temps de chaque actif, incite les membres du personnel à être un peu plus consciencieux avec le matériel et à signaler les possibles dysfonctionnements.

Et pour joindre l’utile à l’agréable, Timly aborde une nouvelle ère où la paperasse est désormais le vestige d’un passé de labeur.

Fini les formulaires à remplir à la main, à transmettre à un supérieur pour ensuite être inscrits dans un tableau Excel. Il suffit de scanner le QR code présent sur l’appareil avec votre smartphone, de décrire le problème rencontré et, au besoin, de planifier en un clic une maintenance. Vous pouvez même prendre des photos afin de documenter l’anomalie.

La charge du travail administratif est ainsi réduite à son minimum et la gestion automatisée des stocks représente un gain de temps pour tous les membres du personnel. Il ne vous reste plus qu’à mobiliser les ressources humaines là où elles sont vraiment essentielles.

Un logiciel de gestion hospitalière pour optimiser et automatiser la maintenance des équipements médicaux

L’univers de la medtech (expliqué ici) s’accompagne de fortes obligations réglementaires régissant la maintenance préventive et le contrôle qualité.

Au-delà de l’adhérence aux directives réglementaires, la maintenance des équipements se présente comme un pilier inséparable de la qualité des soins, présupposant une organisation aussi minutieuse que rigoureuse.

Encore aujourd’hui, certains hôpitaux organisent la gestion de leur stock hospitalier et la maintenance de leurs équipements médicaux via une bonne vieille feuille Excel, bien chronophage.

Heureusement, les professionnels de la santé qui se complaisent dans cette délicieuse obsolescence, où l’erreur humaine garde encore une place privilégiée, sont de plus en plus rares. Les logiciels médicaux tels que les GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) marquent une nouvelle norme.

Cependant, si cette nouvelle approche de gestion est clairement plus efficace, elle rencontre encore quelques limites.

Par exemple, la gestion de la maintenance des ressources matérielles du service hospitalier concerne principalement trois cœurs de métier : le biomédical, l’IT et les services techniques et bâtimentaires.

Chacun de ces services utilisent généralement leurs propres logiciels médicaux de GMAO. Cette administration individuelle a la faiblesse de limiter la synergie entre les services, nuisant au passage la productivité du personnel.

La multiplication des points d’entrée afin de signaler une défaillance ou d’initier une demande d’intervention, tisse un labyrinthe potentiellement confus pour le personnel médical, technique et administratif.

Par exemple, lorsqu’un appareil biomédical rencontre une défaillance, cela concerne:

  • la maintenance biomédical
  • les services techniques en cas de potentiels problèmes électriques
  • la maintenance IT en cas de dysfonctionnement du réseau.

Une situation qui implique un pré-diagnostic afin de pouvoir le signaler à toutes les entités de maintenance.

Les techniciens reçoivent ainsi plusieurs demandes d’interventions, sans qu’ils ne puissent se concerter. Ce qui engendre une perte de temps subie au final par les soignants et les patients.

C’est face à ce type de problématique qu’un logiciel de gestion du matériel hospitalier comme Timly apporte une solution redoutablement simple intuitive et efficace.

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Lorsqu’un membre du personnel prend son téléphone pour scanner le QR code collé sur l’appareil endommagé et effectue une demande de maintenance, il ne crée qu’un seul point d’entrée.

Ensuite, l’information est transmise au responsable et le processus de maintenance est enclenché.

Un logiciel de gestion du matériel hospitalier friendly

Lorsqu’un nouveau logiciel de gestion du matériel hospitalier s’intègre au sein d’un hôpital, en quelques semaines, le personnel médical acquiert de nouveaux automatismes.

Pour simplifier cette familiarisation, Timly offre une interface ultra-intuitive. Et pour aller plus loin et mettre tout cela à profit, il ne se limite pas à la gestion des équipements médicaux. Ce logiciel de medtech réalise également un inventaire des compétences du personnel médical.

Ainsi, les responsables ayant les accès liés à cette fonction ont une vision précise et claire à tout moment des compétences de chaque personne.

Il est dès lors plus rapide et facile de vérifier les certifications et formations obtenues ou en cours de chaque membre du personnel hospitalier.

Avec Timly, vous gardez également un œil sur les compétences des employés, leurs certifications et formations en cours ou à venir.

Une aide précieuse au moment de définir quelle personne peut utiliser tel appareil, ou concevoir les plannings tout en tenant compte des formations à venir.

Conclusion : Comment un logiciel de gestion de matériel hospitalier génère un ROI de 300% ?

Les logiciels de la medtech tels que les logiciels de gestion de matériel ont profondément  impacter les rouages du système hospitalier chez nombre de nos voisins.

La France n’est cependant pas en reste et commence à rattraper son retard principalement en implémentant les logiciels ayant le meilleurs ROI ( Retour Sur Investissement) avec des logiciels intuitifs, faciles à mettre en place.

Désormais, il est possible de répertorier en quelques clics et au moyen d’un QR code l’ensemble du matériel médical de votre hôpital. Intuitif et holistique, le logiciel de gestion du matériel hospitalier met un terme aux incompréhensions entre les équipes techniques en centralisant toutes les données en temps réel. La maintenance du parc machine se fait ainsi de manière beaucoup plus fluide et il devient très facile d’anticiper l’expiration des licences.

En favorisant un assignement intelligent des équipements médicaux et en cartographiant l’ensemble des appareils disponibles, les logiciels Medtech comme Timly réduisent considérablement les pertes, vols et oublis de matériel. Nul doute que la numérisation de la gestion de stock constitue le catalyseur dont a besoin un système hospitalier en quête de célébrité, avec la promesse d’un ROI qui frôle les 300%.

Pour en savoir plus sur les logiciels de gestion du matériel hospitalier, le logiciel Timly offre une version d’essai gratuite, sans même avoir besoin de rentrer les détails d’une carte bancaire.

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