Le Procure-to-Pay est l’ensemble du processus d’achat implémenté dans une entreprise. Il est décrit en trois étapes, notamment : la demande de l’achat, l’approvisionnement et le paiement.
Le but d’un projet Procure-to-Pay est de dématérialiser et d’accélérer les processus liés aux étapes du cycle d’achat. Son optimisation a un impact positif sur l’économie de l’entreprise en général et reste un défi pour nombre d’entreprises. Cet article se propose de vous faire le point des pratiques à adopter pour relever ce défi.
Préparer le projet
Un projet d’optimisation du Procure-to-Pay, aussi appelé Purchase-to-Pay ou P2P, nécessite une préparation préalable. Il faudra le faire accepter à l’interne par les collaborateurs pour faciliter sa mise en place et son opérationnalisation.
L’élaboration du projet Procure-to-Pay
Cette étape de réflexion est primordiale et a pour finalité de dégager les différents enjeux du projet avant son lancement.
Voici une liste de quelques questions utiles à poser à cette phase :
- Quelles sont les personnes à qui s’adresse le projet ?
- Pourquoi mettre en place cette solution ?
- Quelle est la date de démarrage et de fin ?
- Quel est le résultat final attendu ?
Vous pouvez également élaborer un cahier de charge qui permet aux personnes impliquées de jouer convenablement leurs différents rôles.
Découvrir la solution : Procure-to-Pay
La communication avec le personnel à l’interne
Le changement des méthodes de travail crée habituellement des résistances et suscite des inquiétudes chez les travailleurs et surtout les personnes directement concernées. Cette digitalisation du processus d’achat risque par exemple de toucher les comptables.
Il est donc du devoir de l’employeur d’accompagner les différents employés concernés pour faciliter la réussite et l’adoption des nouvelles solutions Procure-to-Pay. Par le biais d’un séminaire d’entreprise ou d’une visioconférence, le chef d’entreprise peut communiquer avec le personnel à l’entame du projet en vue de les écouter, mais aussi d’apporter des réponses à leurs inquiétudes.
Choisir un fournisseur de logiciel SaaS
Le choix d’un prestataire convenable pour votre projet Procure-to-Pay passe d’abord par la comparaison des différents produits proposés. Ensuite, il faudra suivre leurs capacités à s’adapter aux changements de façon continuelle.
La comparaison des différents prestataires
Sur le marché, vous avez accès à plusieurs solutions de dématérialisation du cycle Procure-to-Pay. Très souvent, il s’agit de logiciel SaaS destiné à des phases du cycle d’achat. Pour ne pas vous y tromper, il est conseillé de prendre contact avec plusieurs prestataires.
L’objectif de cette démarche est de faire une comparaison des solutions proposées. En effet, ces solutions de P2P n’ont pas les mêmes fonctionnalités, et certaines sont plus avancées que d’autres. Demandez alors une démonstration du produit pour en savoir plus sur son fonctionnement.
Le suivi
Le fonctionnement des sociétés évolue et les entreprises ont l’obligation de se conformer à de nouvelles règles et lois. Une fois le ou les prestataires contactés, vérifiez également qu’il (s) travaille (ent) continuellement à faire évoluer les produits conformément au cadre réglementaire.
Mettre en place le projet Procure-to-Pay
L’implémentation du projet du cycle d’achat Procure-to-Pay nécessite le choix d’un responsable de projet, l’implication active des fournisseurs et une adaptation selon le rythme de l’avancement du projet.
L’identification d’un directeur de projet
Après avoir adopté un prestataire selon votre besoin, il convient d’identifier un responsable de projet capable de prendre en main la coordination et l’implémentation pour plus d’efficacité dans la réalisation. Le directeur de projet, une passerelle entre l’entreprise et le prestataire de service, se chargera de prendre connaissance du progrès du projet à l’interne et de fournir des informations au prestataire au besoin.
L’insertion des fournisseurs
Dans la marche vers le changement de votre méthode de gestion du cycle d’achat, pouvant bouleverser les fournisseurs, il est conseillé de les impliquer. Prévenez-les au début des nouvelles méthodes pouvant les impacter dans le but de les amener à s’adapter sans aucune résistance.
La démarche consiste notamment à leur expliquer les différents avantages qui peuvent rejaillir sur eux comme : une visibilité accrue sur le traitement des factures et une rapidité dans le paiement. Sur cette base, ils adopteront facilement et très rapidement cette transformation.
L’adaptation
Malgré le cahier de charge, il est important d’être un peu flexible dans l’exécution du projet Procure-to-Pay. Vous pouvez dans un premier temps proposer à l’utilisateur final ou aux fournisseurs le choix entre le cycle d’achat classique et celui où est inclus le projet Procure-to-Pay. Cette pratique aide par exemple toutes les parties à s’adapter aux changements des habitudes entrainés par la dématérialisation du processus d’achat.
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