En effet, ces solutions traditionnelles ne permettent plus d’être efficaces et de répondre aux exigences du monde numérique actuel. Pourtant, au fur et à mesure qu’elles évoluent, les entreprises doivent continuer à fournir des résultats satisfaisants.
Face à une telle situation, la dématérialisation en entreprise se réinvente et exige également l’usage du logiciel de traitement intelligent des documents.
Qu’entend-on par ces termes ?
Qu’est-ce qu’un logiciel de traitement intelligent des documents ?
Généralement désigné par les lettres IDP qui signifient Intelligent Document Processing en anglais, un logiciel de traitement intelligent de documents représente toute solution qui permet de capturer, d’extraire puis d’analyser les données des différents fichiers présents dans un Système Informatique.
Il est également possible d’inclure dans cette catégorie d’outil, les solutions comme reciTAL qui permettent de convertir en informations structurées les données semi-structurées et non structurées.
Rappelons que les documents non structurés sont ceux dont vous pouvez choisir le modèle ou la conception. C’est le cas des lettres et contrats.
Les documents semi-structurés désignent quant à eux les fichiers non liés à des champs de données spécifiques, mais qui sont générés à partir d’un modèle. Nous avons en exemple les factures et les bons de commande.
En ce qui concerne les documents structurés, elles font référence aux fichiers dont le contenu est bien organisé. C’est en raison de leur particularité que les logiciels de traitement intelligent des documents sont vus comme des solutions qui permettent également de catégoriser les données présentes au sein de vos fichiers.
Comment fonctionne un logiciel de traitement intelligent des données ?
Pour remplir ses différentes fonctions, un logiciel de traitement intelligent des documents fait appel à certaines technologies du milieu de l’intelligence artificielle. Il s’agit notamment :
- De l’apprentissage automatique ;
- Du traitement du langage naturel ;
- De la vision par ordinateur ;
- Du deep learning;
- De la reconnaissance optique de caractères ;
- Du machine learning ;
- De l’automatisation des processus robotiques.
Le fonctionnement d’un logiciel IDP peut aussi reposer sur des logiciels et des algorithmes, car un outil de ce rang peut être intégré à des plateformes d’automatisation internes, des systèmes et des applications.
L’outil de traitement intelligent des documents : pourquoi l’adopter ?
L’intérêt d’adopter un logiciel IDP au sein d’une société repose sur la capacité de cet outil à venir en complément des solutions traditionnelles de traitement des documents. Notez que ces dernières ne possèdent pas de capacités analytiques poussées. Elles ne savent pour la majorité que capturer les données dans les documents.
Prenons par exemple le cas de l’OCR qui est une technologie en mesure de convertir en fichiers numériques des documents et images, mais incapable de fournir assez de données pour un traitement avancé. En revanche, avec un outil de traitement intelligent des documents, une telle limite devient inexistante.
Cet outil révèle aussi son intérêt par sa capacité à s’appliquer à un plus vaste nombre de catégories de fichiers. Alors qu’avec les solutions traditionnelles de traitement des documents, il est difficile d’exploiter plus de 60 % des données, en particulier celles qualifiées de non structurées.
Pourtant, ce type de contenus représente près de 80 % des documents d’un système informatique au sein des entreprises. Ajoutons que la fonction principale (capturer) que possèdent les solutions traditionnelles de traitement des documents, ces dernières deviennent de plus en plus incapables de bien l’accomplir.
La cause, le volume d’informations à traiter est en explosion. Ces données proviennent le plus souvent des documents non structurés qui possèdent déjà des contenus difficiles à exploiter ; raison de plus donc pour adopter une solution IDP.
Que gagne une entreprise à utiliser un outil IDP ?
Un logiciel de traitement intelligent des documents optimise la performance de l’entreprise, car il participe à l’efficacité de ses processus centrés sur les contenus. Grâce à un tel outil, plus aucun document ne constitue un obstacle pour la transformation numérique de l’entreprise.
Il optimise également la productivité des travailleurs, car c’est une solution qui affranchit des traitements manuels. Mieux, elle vous met à l’abri de certaines dépenses, car vous n’aurez plus à investir dans des logiciels susceptibles de traiter vos données lourdes et de procéder à une analyse de ces dernières.
Ajoutons qu’avec un logiciel de traitement intelligent des documents, les erreurs lors de l’exploitation de vos contenus deviennent minimes, car ces derniers sont plus précis en raison du fait qu’ils ont été catégorisés.
L’avantage supplémentaire que vous garantit un outil IDP, c’est qu’il contribue à l’amélioration de la satisfaction client.
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