La bonne gestion du patrimoine documentaire constitue l’une des clés qui garantissent la survie d’une entreprise. C’est pour cette raison que les organisations s’offrent les moyens de conserver leurs différentes données. Cependant, nombreuses demeurent les sociétés qui ne profitent pas encore des progrès technologiques dans ce domaine et qui continuent de pratiquer l’archivage physique, tout en exposant leurs documents aux risques d’incendies, de vols, etc.
Pour éviter cela, vous pouvez opter pour l’archivage numérique dans votre entreprise. Découvrez dans cet article les nombreux atouts qu’offre cette forme d’archivage.
Réduire les temps de recherche des documents
La mauvaise gestion des archives reste l’une des causes qui rendent difficile la recherche des documents. En procédant à la numérisation de vos archives, vous pouvez vous assurer de retrouver facilement vos fichiers. En effet, le document archivé demeure accessible à tout moment à travers l’intranet de votre entreprise ou une application de gestion de contenu. Ceci vous évitera des déplacements à la salle des archives. Trouvez ci-dessous quelques outils de gestion électronique des documents que vous pourrez utiliser dans votre organisation :
- Les outils numériques de dématérialisation : la GED (Gestion électronique des documents), la GEIDE (Gestion électronique d’informations et de documents pour l’entreprise), la GEC (Gestion électronique du courrier), la signature numérique, la Worflow (gestion des processus de travail) et la numérisation ;
- Les outils numériques d’archivage : le RM (Records Management), le SAE (Système d’archivage électronique), l’hébergement sécurisé, la sauvegarde informatique, etc.
Pour disposer suffisamment d’informations sur le fonctionnement ou les paramètres de ces outils, n’hésitez pas à consulter ce site. Avec les applications de gestion documentaire, vous allez transformer vos supports papier en fichiers numériques. Vous pouvez même numériser les factures de vos clients, les bulletins de paies et autres supports analogiques. Ainsi, les recherches de vos documents conservés s’effectueront seulement en quelques clics.
Augmenter la réactivité de son entreprise
Une organisation qui se veut performante doit répondre sans trop tarder aux demandes de ses clients et prospects. L’archivage électronique permettra à votre entreprise d’accéder à une nouvelle réactivité commerciale. À titre illustratif, il vous aidera à automatiser le versement des données clients dans les outils de gestion documentaire. Par conséquent, cette fonctionnalité vous servira à constituer facilement des dossiers d’archives et à assembler dans un seul endroit toutes les informations qui concernent un client.
Les contrats, pièces et commandes restent autant de fichiers clients que vos services commerciaux pourront archiver. En procédant ainsi, votre entreprise retrouvera aisément un document (même ancien) réclamé par l’un de vos clients. Ceci augmentera la satisfaction du client et renforcera la performance générale de votre organisation. De plus, cette solution vous permettra de gagner du temps et de diminuer les erreurs lors de l’archivage des informations concernant les clients.
Garantir la pérennité des documents
L‘ensemble de vos données est sauvegardé chaque jour sur plusieurs serveurs indépendants. Chaque sauvegarde est ainsi stockée dans plusieurs endroits géographiquement distincts pour s’assurer que vos données soient en sécurité et facilement récupérées en cas de problème.
Vous recevez de plus en plus de documents administratifs numérisés, et cette tendance va en s’augmentant. Éparpillés dans les nombreux sites clients de vos fournisseurs, vos factures sont difficilement consultables. La multiplication de vos codes d’accès accentue vos contraintes au quotidien et vous fait perdre peu à peu la maîtrise de vos documents de gestion ainsi que l’accès à vos informations de consommation.
Une solution GED en mode SaaS vous permet de stocker, protéger et classer vos documents au sein d’un espace sécurisé qui vous est entièrement dédié et personnalisé. Votre espace est accessible depuis n’importe quel support (Ordinateur, Smartphone, Ipad…) connecté à Internet.
Les services assurés par le prestataire tiers archiveur
- Collecte automatique et régulière des documents chez vos fournisseurs sur vos espaces client
- Centralisation de vos documents sur un espace sécurisé et fiable
- Rangement automatique et intelligent de chaque document dans des dossiers spécifiques
- Stockage durable (à vie), et hautement sécurisé
- Partage ponctuel ou courant des documents choisis avec les contacts que vous sélectionnez, et à votre demande
- Mise en place d’alertes de gestion (arrivée d’un nouveau document, rappel de factures à payer, renouvellement de contrats, etc…)
- Synthèse mensuelle (liste des nouveaux documents collectés, historique des dépenses, alertes de gestion, etc…)
Renforcer la sécurité des documents archivés
Si les supports papier peuvent se perdre facilement ou être consultés par presque n’importe qui, les fichiers informatiques gérés par des outils de gestion documentaire restent quant à eux quasi indestructibles et leur accès demeure contrôlé. En optant pour l’archivage numérique dans votre entreprise, vous disposez de la possibilité de sécuriser vos données conservées en limitant leur accès seulement aux personnes autorisées. En effet, les applications de la GED vous permettent de créer des règles qui empêchent certains individus au sein de votre société, d’accéder à des données spécifiques.
De même, vous pouvez définir les règles d’octroi de l’accès aux travailleurs qui occupent des postes spécifiques. Outre cela, vous pouvez mettre en place des dispositions permettant de savoir qui consulte les contenus. Dans la même optique, retenez que l’archivage numérique garantit la sécurité de vos documents à tout moment, grâce à une technologie de chiffrement de bout en bout. Cette technologie assure également la sauvegarde numérique de vos données, et vous aide à restaurer ces dernières en cas de perte.
Libérer de l’espace physique dans son entreprise et réduire les dépenses
La mise en place d’une solution d’archivage numérique dans votre entreprise vous permettra d’utiliser plus efficacement vos ressources. D’abord, l’emploi d’applications de gestion électronique des documents pour conserver vos données pendant tout leur cycle de vie va libérer de l’espace physique sur votre lieu de travail. En clair, l’archivage électronique signe la fin des espaces consacrés à la conservation des documents dans votre entreprise. Ainsi, vous disposerez de plus de moyens d’optimiser l’utilisation des installations de votre organisation.
Par ailleurs, l’archivage électronique réduit les coûts que nécessite l’archivage papier. En réalité, la conservation des documents sous forme physique oblige les entreprises à effectuer des dépenses assez conséquentes pour les impressions, le classement, et le stockage des documents. Par contre, la numérisation des archives vous permet de disposer les documents archivés dans les différents services ou sites de votre organisation sans acheter du papier pour la photocopie.
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