Cependant, l’utilisation de méthodes de partage de fichiers non sécurisées peut exposer les entreprises à des risques significatifs en termes de sécurité des données et de confidentialité.
Comprendre ces dangers et adopter les meilleures pratiques est essentiel pour protéger les informations sensibles de votre entreprise.
Qu’est-ce qu’une méthode de partage de fichiers non sécurisée et quels sont ses dangers ?
Toutes les entreprises n’appliquent pas les conseils de sécurité en vigueur lorsqu’il s’agit de sécuriser le partage de fichiers. Bien souvent, ces méthodes non sécurisées incluent l’émission de fichiers importants par le biais d’e-mails standard, ou à travers des plateformes de partage de fichiers non chiffrées. Dans de telles situations, la protection des données transmises n’est pas assurée.
Le partage de fichiers réalisé de manière non sécurisée peut alors entraîner de nombreux dangers pour les traducteurs et autres professionnels, parmi les suivants :
- Risques de violation des données : Les fichiers partagés peuvent être interceptés en transit par des individus malveillants, exposant ainsi des informations sensibles à des fuites potentielles.
- Vulnérabilité face aux cyberattaques : Les fichiers non sécurisés deviennent des cibles faciles pour les cybercriminels(ici), qui peuvent les exploiter pour accéder à des systèmes et causer des dommages importants pour l’entreprise.
- Perte de contrôle : en l’absence d’autorisations et de restrictions claires, des personnes non autorisées pourraient accéder, modifier ou supprimer des fichiers, entraînant une perte de contrôle sur les données.
- Risque pour la réputation : Les violations de données résultant de méthodes de partage de fichiers non sécurisées peuvent endommager la réputation de l’entreprise et la confiance de vos clients.
- Non conformité aux réglementations en vigueur : Si les données de vos clients ne sont pas stockées et échangées de manière sécurisée en cas de besoin, vous ne répondez pas aux réglementations en vigueur, ce qui peut entraîner des amendes et des poursuites judiciaires.
Les meilleures pratiques pour un partage de fichiers sécurisé
Face à ces nombreux dangers, il est important d’appliquer les pratiques les plus adaptées lorsqu’il s’agit de partager vos fichiers, de manière à ce que ce partage soit effectué de façon sécurisée. Voici quelques conseils que vous devrez appliquer.
1. Faites le choix d’un service qui répond aux besoins de votre entreprise
Commencez par déterminer quels peuvent être les besoins de votre entreprise, en fonction des fichiers que vous êtes amené à partager et de la fréquence de ces partages. À partir de ces observations, sélectionnez un service qui propose des fonctionnalités de sécurité adéquates et qui répond aux besoins spécifiques de votre entreprise.
2. Sélectionnez un service de partage de fichier adapté à l’usage professionnel
Il existe de nombreuses plates-formes grand public qui proposent de telles options, bien qu’elles ne puissent pas toujours offrir les niveaux de sécurité requis pour les entreprises. Pour la sécurité de vos données, mieux vaut faire le choix d’une solution payante, adaptée aux besoins des entreprises.
3. Optez pour un système basé sur le cloud
Les services de partage de fichiers basés sur le cloud offrent des capacités de stockage sécurisé, tout en garantissant la sécurité des données.
4. Préférez l’utilisation d’un système intégré
Choisissez des solutions qui s’intègrent à vos outils existants pour une expérience utilisateur transparente.
5. Utilisez un DNS privé
La configuration d’un serveur DNS privé permettra également de renforcer votre sécurité en évitant les risques de fuite DNS.
6. Assurez le chiffrement des fichiers partagés
Vous devez partager un fichier par e-mail ou par une autre méthode non chiffrée ? Dans ce cas, vous devrez vous rappeler de chiffrer les fichiers concernés, pour assurer leur sécurité pendant le transit des données. De nombreux outils peuvent vous y aider, la plupart des systèmes d’exploitation disposant aujourd’hui de capacités de chiffrement intégrées.
7. Établissez des autorisations claires
Définissez des autorisations spécifiques pour chaque utilisateur, garantissant que seules les personnes autorisées peuvent accéder à certains fichiers. C’est une manière de renforcer encore un peu plus la sécurité de vos fichiers, afin que les données partagées dans ces fichiers ne puissent être étudiées que par les personnes concernées, pour limiter tout risque d’utilisation inappropriée de ces données.
8. Ne négligez pas la facilité d’utilisation du système
Le système de partage de fichiers sécurisé dont vous faites le choix doit être simple d’utilisation, de manière à encourager l’ensemble des utilisateurs à en faire l’usage.
9. Utilisez des mots de passe forts pour sécuriser vos comptes
L’usage de mots de passe forts peut vous aider à protéger vos comptes afin d’éviter tout accès non autorisé. Pour cela, faites le choix de mots de passe uniques, et utilisez de préférence un gestionnaire de mots de passe performant pour enregistrer vos mots de passe en sécurité. Vous devrez également former vos employés concernant les risques liés au partage de fichiers non sécurisés.
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