En entreprise, les séminaires constituent de très importants évènements. Il s’agit généralement d’occasions de prise de décision, d’échanges d’informations et de présentation de nouveaux projets.
De fait, un séminaire est aussi un évènement dont l’organisation requiert une attention particulière. À cet effet, certaines astuces se révèlent indispensables pour réussir l’organisation d’un séminaire.
Découvrez donc 5 conseils pour mieux réussir l’organisation de vos séminaires.
Choisir une date convenable
Le choix de la date constitue une priorité dans l’organisation d’un séminaire. La date de votre séminaire doit correspondre à la disponibilité des participants. Dans le cas contraire, ne soyez pas surpris de remarquer plusieurs sièges vides pendant le déroulement de votre séminaire. Dans certains cas, l’avis d’un expert peut se révéler très utile dans le choix de votre date.
Pour choisir la meilleure date, vous devez tenir compte de l’emploi du temps de vos invités. Vous pourrez ainsi identifier avec précision le moment auquel ils pourront répondre présents à votre évènement. En outre, il est conseillé d’éviter les vacances lorsque vous dédiez votre séminaire à vos employés. De même, pendant les périodes de travail intense, vos employés seront sûrement fatigués ou ne disposeront pas du temps nécessaire pour assister à un séminaire.
À noter qu’il faut également informer les participants le plus tôt possible. Plus tôt ils seront mis au courant et mieux ils se prépareront pour être au rendez-vous. Déjà à 2 mois ou à quelques semaines avant la date fixée, vous pouvez envoyer des mails conviant les personnes concernées.
Définir ses objectifs
Chaque évènement d’entreprise s’inscrit dans un but spécifique. Parfois, il est question d’un moment propice pour réunir l’ensemble des collaborateurs dans un univers de travail plus original. Vous remarquez peut-être que la productivité de vos employés chute drastiquement ! Organiser un séminaire vous permettra de les motiver et leur redonner de l’engouement. De plus, un séminaire peut s’avérer nécessaire pour :
- renforcer la culture et optimiser les performances de l’entreprise ;
- découvrir de nouvelles idées autour d’un projet en cours ;
- présenter un service ou un produit innovant à la clientèle, etc.
Ceci dit, il est indispensable d’établir un programme ou un ordre du jour dans lequel ces objectifs seront insérés. Ainsi, vous ne vous écarterez pas de vos objectifs pendant l’évènement et vous profiterez de chaque seconde. Notez qu’il existe certaines structures spécialisées que vous pouvez voir pour organiser un séminaire. Celles-ci vous aideront notamment à choisir des conférenciers pertinents et adaptés aux objectifs fixés concernant le séminaire d’entreprise.
Recourir à des intervenants extérieurs
Durant un séminaire, il faut toujours proposer la conférence d’un intervenant extérieur en plus des plénières sur le marché et de l’évolution de l’entreprise. Vous devez savoir qu’un séminaire peut s’avérer plus productif que n’importe quelle journée de travail. Organiser un séminaire en entreprise représente une bonne manière de faire lâcher prise à votre équipe.
Avec un intervenant extérieur (animateur, conférencier, etc.), vous pourrez aisément captiver l’attention de votre public. Pourquoi ne pas inviter plusieurs intervenants qui viendront discuter à propos d’une même ou de plusieurs thématiques ? Dans tous les cas, votre message sera mieux perçu lorsqu’il sera délivré par un expert venant de l’extérieur.
Préparer le lieu de votre séminaire
Vous devez aussi réfléchir au lieu qui abritera votre évènement d’entreprise. Pour cela, il faut tenir compte de la superficie, du nombre de personnes invitées, de la scénographie et du matériel à utiliser. Veillez tout de même à l’accessibilité du lieu, surtout lorsqu’il s’agit d’un lieu externe. Vous devez vous assurer que tous vos participants pourront facilement assister à votre séminaire. Un lieu non loin de votre public et bien connu de tous sera donc convenable.
En outre, il est préférable de choisir 5 lieux qui correspondent à vos souhaits et de vérifier leur disponibilité. Cela permet d’éviter les désagréments ou les mauvaises surprises de dernières minutes. Vous pouvez visualiser ces lieux à l’avance afin de peaufiner votre choix et de prioriser celui qui correspond le mieux à vos attentes. Vous pouvez d’ailleurs cliquer ici pour découvrir en détail comment choisir un lieu pour votre séminaire d’entreprise
Penser à la clôture du séminaire
La clôture de votre séminaire est aussi importante que son début. En particulier, les grands séminaires peuvent être éprouvants pour les participants. Raison pour laquelle pour clôturer un tel évènement, il est recommandé d’offrir un agréable moment d’évasion.
Après un retour sur expérience (compte rendu, résumé), vous pouvez proposer l’intervention d’un aventurier, d’un champion olympique ou d’une célébrité.
Dans certains cas, un humoriste pourra vous être d’une grande utilité. Rien ne vous empêche également de préparer un petit rafraîchissement ou une restauration à vos intervenants. Cependant, il faudra choisir un traiteur à l’avance qui pourra garantir une prestation de qualité.
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