Depuis l’adoption de la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel en 2018, le secteur de la formation professionnelle en France fait constamment face à de nouveaux dispositifs réglementaires.
L’un d’entre eux est la certification QUALIOPI qui se révélera obligatoire pour l’ensemble des organismes de formation dès le 1er janvier 2022.
La certification Qualiopi : qu’est-ce que c’est ?
Qualiopi est une certification fondée sur le référentiel puisé de l’article 6 de la loi du 5 septembre 2018 portant sur la liberté de choisir son avenir professionnel. Elle est conçue pour permettre de s’assurer de la qualité des formations ainsi que des processus internes propre aux organisations intervenant dans le cadre du développement des compétences. Son obtention favorise l’accès à un certain nombre d’avantages et vous permet d’inscrire votre entreprise au nombre de celles qui respectent les normes de qualité. Il s’agit concrètement d’une marque de certification qualifiante pour les professionnels du secteur de la formation.
Avant le 31 décembre 2021, toutes les structures de formations qui désirent faire bénéficier leurs stagiaires d’un financement de formations octroyé par des organismes publics ou mutualisés (l’État, les OPCO, les Régions, Pôle Emploi, l’Agefiph, etc.) doivent nécessairement obtenir leur Qualiopi. Dès le 1er janvier 2022, cette certification sera la seule accréditation valide pour obtenir de tels fonds de financement et elle sera obligatoire pour toutes les entreprises offrant des prestations de formations, de V.A.E ou d’apprentissages, de validation des acquis dans un domaine ou de bilans de compétences.
En réalité, à compter de cette date, Qualiopi se substituera radicalement au Datadock et aux labels. De plus, ceux qui seront exclusivement habiletés à délivrer ce certificat sont les organismes certificateurs recensés par le COFRAC (Comité français d’Accréditation) et labellisés par France Compétences.
Qualiopi : quel processus pour l’obtenir et pourquoi être accompagné ?
Il existe plusieurs ressources pour en apprendre davantage sur Qualiopi et le processus aboutissant à son obtention.
La démarche repose sur une procédure méthodique, assez longue, qui se décline en deux principales étapes :
- l’audit d’attribution ou audit initial ;
- l’audit de suivi intermédiaire ou audit de surveillance.
La période nécessaire pour la réalisation de ces audits est appelée le cycle de certification et elle dure environ 3 ans. L’audit initial est enclenché par les organismes habiletés à délivrer le certificat juste après la première demande d’accréditation et a lieu sur le site de la structure de formation. C’est une démarche essentielle qui vise le contrôle de l’organisation et du fonctionnement établis par rapport aux indicateurs du référentiel. Lorsque cette étape est passée et que tout est conforme, vous recevez votre qualification qui sera valide durant 3 ans.
À la suite de ce premier audit, l’audit de suivi intermédiaire intervient pendant le cycle de certificat, entre le 14e et le 22e mois après la certification ou son renouvellement. Il est réalisé généralement à distance par le ministère du Travail et consiste en des échanges par visioconférence, par téléphone ou documentaire avec les prestataires.
Par ailleurs, comme le certificat Qualiopi vient nouvellement d’être décrété, de nombreuses structures de formation ignorent encore comment se préparer convenablement pour l’obtenir. Or, lors des audits, chaque constat de défauts ou d’irrégularités peut disqualifier votre entreprise. Il faudra donc corriger tout ce qui ne va pas avant d’être jugé conforme. Un parcours qui risque d’être long si vous vous y lancez seul.
De préférence, il est conseillé de se faire accompagner par un consultant spécialisé dans la démarche qualité afin de prendre de l’avance pour une meilleure préparation. Cela vous permettra de bénéficier d’un accompagnement personnalisé et d’une orientation constante sur : la marche à suivre avant de passer les étapes des audits, la mise en place des documents essentiels et l’amélioration de l’organisation de travail. De même, vous pourrez travailler sur les critères de l’audit et établir des plans de correction des défauts observés avant que le processus officiel ne démarre.
Pour en apprendre davantage sur Qualiopi, vous pouvez d’ailleurs vous faire accompagner par une entreprise spécialisée afin d’obtenir cette certification pour les professionnels de la formation.
Quels sont les avantages avec la certification Qualiopi ?
Comme mentionné plus haut, Qualiopi est une certification qui sera bientôt obligatoire et sans laquelle plus aucune structure de formation ne pourra bénéficier des fonds de financement public ou mutuel. Ainsi, c’est un acquis qui permet de conserver vos marchés tout en continuant à profiter des offres de subvention. Cependant, de manière spécifique, cette accréditation regorge d’autres avantages.
En premier, cela vous permet de prouver votre conformité aux normes et exigences de qualité. Le processus d’obtention vous aide aussi à mettre en place une démarche qualité adaptée à la taille de votre entreprise et à votre secteur d’activité. Avec Qualiopi, vos pratiques et techniques de formation sont mises en valeur et vous améliorez ainsi votre réputation auprès des structures de financement. De plus, cela vous permet d’optimiser l’organisation de vos équipes et de garantir la satisfaction de vos clients.
Grâce à cette certification, vous pouvez montrer à vos collaborateurs que leur satisfaction et celle de la clientèle sont placées au centre de la politique de votre établissement. Après l’avoir obtenue, vous pouvez l’exploiter et la mettre en valeur sur vos plateformes web ou l’afficher dans vos locaux. C’est une ressource qui rassure les clients de même que les partenaires qui visitent souvent votre centre. Elle témoigne des efforts que vous consentez pour proposer des prestations de qualité et pour offrir de meilleurs services. Tous ces éléments sont utiles pour vous permettre d’obtenir un meilleur positionnement sur le marché.
Après avoir passé l’audit initial avec succès, l’organisme certificateur vous remettra un kit complet de fonction qui comporte plusieurs éléments (charte graphique, règlement d’usage, charte d’usage, logo de la marque QUALIOPI). En particulier, aucun établissement n’est autorisé à utiliser le logo Qualiopi tant qu’il n’a pas encore obtenu son certificat de qualité.
Qualiopi pour les nouveaux entrants
Dans le préambule du Guide de lecture, les nouveaux entrants sont définis comme tous les prestataires dont l’activité vient de démarrer. Globalement, pour ces acteurs, la réglementation exige qu’ils doivent disposer des outils formalisés permettant de répondre à l’indicateur. Ainsi, ils sont concernés par la certification Qualiopi et leurs dispositifs de mises en œuvre seront vérifiés lors de l’audit de surveillance.
Dans ces cas, les audits d’attribution sont réalisés par défaut et permettent d’initier les démarches d’accréditation et d’amélioration continue. D’un autre côté, ces mêmes exigences sont imposées aux organismes de formation qui exercent depuis longtemps, mais qui viennent de créer leur système qualité.
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