Le terme comité de pilotage est souvent utilisé dans le secteur des marchés publics lorsqu’il est question de la gestion d’un grand projet.
En effet, ce comité joue un rôle indispensable dans les grandes entreprises pour un projet de transformation dans un environnement de management transversal.
Découvrez qui en fait partie et en quoi il est si important.
Comité de pilotage ou copil, c’est quoi exactement ?
Le comité de pilotage, également appelé copil, est une instance nécessaire dans la transformation d’une entreprise. C’est une équipe de travail mise en place pour la réalisation de projets de grande envergure dans les secteurs privé et public.
Le comité de pilotage est donc un groupe de personnes chargées de veiller au bon fonctionnement d’un projet au sein d’une société. Afin d’améliorer le suivi du projet sur le plan de l’observation et des choix à effectuer, le comité se constitue une équipe transversale.
Un comité de pilotage est souvent composé de chefs et directeurs de projet et de maîtres d’ouvrage. Il est aussi composé de différents représentants des métiers intervenants dans le projet.
D’autres personnes peuvent par ailleurs être invitées à intervenir de manière ponctuelle. Chaque membre joue un rôle important dans le comité de pilotage. Le sponsor ou le maître d’ouvrage est le décideur et les chefs de projet sont les exécuteurs.
Le rôle des chefs de projet est de veiller à la conformité des résultats avec les besoins et les intérêts de l’entreprise.
Les membres d’un copil sont choisis en fonction de leur expertise. Certains professionnels proposent aujourd’hui des solutions de gestion qui permettent de gérer un projet de manière efficace.
Quel est le fonctionnement du comité de pilotage ?
Comme vous pouvez le voir dans cet article, la périodicité des réunions du comité de pilotage dépend de l’ampleur du projet et de son avancement. Ces réunions peuvent donc se dérouler plusieurs fois par mois, mensuellement ou trimestriellement.
L’objectif des réunions est de faire le point sur l’avancement du projet. Elles permettent également d’apporter les ajustements nécessaires afin de parvenir aux objectifs fixés.
En règle générale, les réunions sont animées par le directeur de projet.
Celui-ci présente au comité, par le biais de tableaux de bord, l’état d’avancement du projet.
Les points sensibles sont aussi abordés lors de cette réunion et les éventuels changements de stratégie sont décidés.
L’ensemble des décisions, prises pendant la réunion des membres du comité, nécessitent l’accord préalable du sponsor. Le sponsor prend sa décision après avoir obtenu l’avis des membres du comité de pilotage et le chef de projet l’exécute.
Gestion de projet : pourquoi avez-vous besoin d’un comité de pilotage ?
Le comité de pilotage est une instance qui permet aux clients, ainsi qu’aux partenaires internes ou externes d’avoir les mêmes objectifs et des tâches à réaliser. Un comité de pilotage s’organise sur des projets sur lesquels beaucoup d’intervenants et d’interlocuteurs sont impliqués et lorsque ces derniers sont liés par de forts liens d’interdépendance.
En suivant de près l’avancement du projet et en partageant la charge entre les acteurs, le comité de pilotage permet également de réduire les risques d’échec. Il s’appuie sur l’analyse de métriques issues des activités pour prendre des décisions concrètes.
Conseils pour une gestion de projet réussie
Pour une gestion de projet réussie, il est important de prendre en compte plusieurs aspects. En voici quelques-uns.
Définissez bien les objectifs de votre projet
Déterminer vos objectifs avant même de commencer à travailler avec votre équipe est indispensable pour une gestion de projet réussie. En effet, on risque de perdre de vue ce qui compte vraiment lorsque l’on ne sait pas où aller dès le départ.
Avoir un objectif clair permet de mieux vous concentrer sur vos efforts et d’exprimer beaucoup plus simplement vos besoins auprès de vos collaborateurs. Il est par ailleurs possible de définir plusieurs sous-objectifs. L’idée est de savoir ce qu’il y a à faire pour chaque étape du projet et ce que cela implique comme tâche.
Répartissez les tâches selon les compétences
Un projet peut prendre des proportions bien différentes selon l’activité et la taille de l’entreprise. Le nombre de personnes impliquées peut aussi augmenter considérablement. Pour bien gérer un projet, une multitude de compétences sont souvent requises. Une bonne répartition des tâches en fonction des compétences est donc un élément indispensable pour la réussite du projet.
Cela permet de mieux cerner le champ d’action de chacun et les travaux à réaliser. Les besoins en compétence sont également plus faciles à évaluer. Grâce à la répartition des tâches, il est plus simple de savoir s’il est nécessaire d’externaliser certaines missions afin de réussir votre projet.
Définissez un cadre de travail pour une gestion de projet réussie
Il est important de créer un cadre de travail pour faciliter la communication et le suivi de l’activité de chacun. Cela permet au projet d’avancer dans de meilleures conditions. Il est possible aujourd’hui d’utiliser un logiciel de gestion de tâches collaboratif pour permettre au projet de prendre une bonne tournure. Un tel outil permet de travailler avec votre équipe en toute simplicité.
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