Conseils pratiques pour collaborer sur des projets en entreprise

Quels que soient les paramètres de votre projet, c’est la qualité de la collaboration au sein de votre équipe qui décidera de votre succès. Avant de vous lancer à tâtons dans un nouveau projet, découvrez nos conseils pour vous aider, vous et vos collaborateurs, à atteindre vos objectifs.

  1. Exploiter les atouts des membres de votre équipe

Lorsque vous planifiez un projet, il peut être tentant de distribuer les tâches aussi rapidement que possible. Cependant, une planification adéquate peut réellement renforcer l’efficacité de votre équipe. Lorsque vous planifiez les tâches, tenez compte de la personnalité, des compétences, de l’expérience, des connaissances et des réseaux de vos collaborateurs. Choisissez la personne à qui la tâche sera la plus profitable et qui s’épanouira le plus professionnellement, tout en produisant le meilleur travail.

  1. Créer et suivre un calendrier de projet

De nombreux projets reposent sur un calendrier linéaire, ce qui signifie que les membres de l’équipe doivent accomplir certaines tâches en priorité avant de passer aux suivantes. Les chefs de projet les plus efficaces planifient minutieusement les tâches et les dépendances en utilisant des outils visuels tels que les frises chronologiques, les tableaux Kanban et les diagrammes PERT. Ils s’assurent ainsi que chaque partie travaille activement et que l’équipe ne soit pas ralentie par des goulots d’étranglement. Ils prévoient également que de nouvelles tâches soient disponibles lorsque les collaborateurs terminent leur mission en cours.

  1. Utiliser un logiciel collaboratif

Votre équipe peut utiliser des outils technologiques pour renforcer la collaboration en dehors des moyens que chacun utilise pour accomplir son travail. Avant de vous résigner à des méthodes de collaboration dépassées, envisagez d’utiliser :

  •   Basecamp pour gérer entièrement votre projet: Basecamp vous permet de suivre le calendrier du projet, créer des listes de tâches ainsi que stocker et partager des fichiers.
  •   Flock pour communiquer avec les membres de l’équipe: grâce à Flock, vous pouvez envoyer des messages directs et créer des canaux pour l’ensemble de l’équipe. L’application offre également des fonctions de visioconférence et de partage d’écran.
  •   Lucidspark pour organiser des brainstormings virtuels: Lucidspark est un tableau blanc en ligne qui stimule la créativité. Il permet de dessiner et de télécharger des images, de créer des post-its, d’échanger en direct et de soumettre vos idées à un vote.
  1. Offrir la possibilité de socialiser

Un lieu de travail est, comme son nom l’indique, un lieu où l’on travaille. Toutefois, lorsque la dimension sociale est absente, ces environnements peuvent générer de l’épuisement professionnel, du découragement et des problèmes de communication. À l’inverse, si vos employés ont pris le temps de faire connaissance, ils comprendront mutuellement leurs besoins, leur personnalité et leurs méthodes de travail. Un lieu de travail plus agréable peut également renforcer la motivation de l’équipe dans le cadre de projets exigeants.

Pour encourager la socialisation, vous pouvez prévoir des temps de pause consacrés à la convivialité, organiser des événements ludiques avec vos collègues en dehors du bureau ou créer des discussions en ligne pour permettre à chacun de faire connaissance.

  1. Célébrer la croissance

Un travail bien fait est gratifiant en lui-même, mais tout le monde appréciera qu’un collègue souligne l’effort investi dans une tâche. Vous pouvez encourager ce type de reconnaissance en invitant vos employés à féliciter publiquement leurs collègues pour leurs accomplissements, par exemple dans le cadre d’un programme de reconnaissance. Cela permettra à vos employés de constater l’importance de la contribution de chacun au projet, minimisant ainsi les malentendus et les comportements désobligeants.

  1. Définir des attentes précises

Certains collaborateurs comprendront intuitivement ce que vous attendez, mais si vous n’expliquez pas clairement ce que chacun doit et ne doit pas faire, ils seront l’exception. Les malentendus, les consignes ambiguës et l’inexpérience se retourneront contre vous si vous ne prenez pas le temps de fixer des objectifs et des attentes précis.

Vous pouvez également envisager de fournir une documentation que les membres de l’équipe pourront consulter pour ne pas avoir à compter sur leur mémoire.

  1. Partager toutes les informations importantes

Lorsque vous travaillez sur un projet avec d’autres personnes, une communication ouverte est la condition sine qua non de votre avancement. Pour un résultat optimal, veillez à partager toutes les informations que vos collaborateurs ont besoin de connaître. Ces éléments peuvent concerner les délais, les restrictions, les normes du projet, les tâches assignées et non assignées, ou encore les outils disponibles.

En outre, il est important que les membres de l’équipe se sentent libres de poser des questions. Si vous ne répondez pas aux demandes ou si vous êtes trop intimidant pour être abordé, les performances de votre projet peuvent en pâtir.

Chaque projet que votre équipe réalisera impliquera probablement une courte phase de prise en main, surtout si vous accueillez de nouveaux collaborateurs. Mais si vous suivez ces sept conseils, vous créerez une fondation solide sur laquelle votre équipe pourra s’appuyer pour travailler ensemble.

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