Comment calculer la retenue sur salaire pour absence ?

En tant que chef d’entreprise, il est évident que suivre quotidiennement les absences de ses employés n’est pas une tâche légère.

Lorsqu’un employé s’absente sans une raison valable durant une période donnée, l’employeur se doit de déduire les horaires d’absence du salarié. On parle dans ce cas de retenue sur salaire pour absence.

Mais comment est calculée cette dernière ? Découvrez les différentes possibilités dans les moindres détails.

Les préliminaires à savoir avant le calcul

Avant toute chose, il faut rappeler qu’il existe deux catégories d’absences : celles qui sont justifiées et celles qui ne le sont pas. Les modalités du calcul cours de cassation tiennent compte en particulier de cette dernière catégorie.

Les absences justifiées

Les absences justifiées sont bien entendu celles qui se réalisent indépendamment de la volonté d’un salarié, mais qui sont bien justifiées par ce dernier. Si nécessaire, l’employé devra se munir des preuves solides des raisons qu’il avance. Les absences au poste qui sont bien prouvées ne font plus l’objet de sanction ni de retenue sur salaire.

Les motifs des absences doivent être plus ou moins crédibles. Ce sont généralement des faits sociaux qui impactent l’individu lui-même ou l’un des membres de sa famille. C’est par exemple le cas d’un décès, d’un mariage, d’une maladie ou d’une naissance éventuelle. Dans ces divers cas, il n’y a plus possibilité d’appliquer une retenue sur salaire.

Les absences non justifiées

Par opposition aux absences justifiées, celles non justifiées ne sont fondées sur aucune raison vérifiée. Bien évidemment, ce sont des actes qui restent punis par le chef d’entreprise. Ce dernier peut utiliser plusieurs formes de sanctions à savoir :

  • Le calcul de la retenue sur salaire
  • Les lettres d’avertissement
  • Le licenciement
  • La résiliation du contrat de travail, etc.
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Par ailleurs, il se peut qu’une absence soit considérée comme non justifiée quand bien même les preuves sont convaincantes. Il s’agit notamment des absences sous certains prétextes qui ne sont pas en conformité avec la réglementation de l’entreprise.

Les approches de calcul

calculer la retenue sur salaire pour absence
calculer la retenue sur salaire pour absence

Pour déterminer le montant de la retenue sur salaire, il existe de nombreuses approches que vous pourrez envisager. Toutefois, il est important de savoir que cette retenue ne s’applique qu’aux absences non justifiées.

L’approche de l’horaire réel

C’est la première méthode que vous pourrez utiliser pour déterminer la retenue sur salaire dans le cadre d’une absence. Pour y arriver, il faut d’abord faire le décompte du nombre d’heures pendant lesquelles l’employé a effectivement travaillé. Cela permet de déduire le total de ses horaires d’absences.

Ainsi, la rémunération mensuelle est divisée par le total d’heures que le salarié devrait faire durant la période considérée. Le chiffre obtenu est ensuite multiplié par le total des heures d’absences. Pour illustrer, on suppose un salarié qui est rémunéré à 1500 euros le mois. Le travail quotidien dure 6 h du lundi au vendredi.

En considérant le mois de janvier 2023, le total des horaires effectifs de travail fait 6 h × 22 jours ouvrables = 132 h de travail. S’il manque deux fois le service, alors sa retenue s’élève à (1500/132) × 12 h d’absence = 136,37 euros.

L’approche des jours ouvrés et ouvrables

Cette approche est presque identique à celle vue précédemment. La différence est qu’elle n’apporte pas assez de précisions dans la situation où l’employé s’absente seulement quelques heures au cours d’une journée de travail.

Pour calculer le montant de la retenue, il convient de multiplier le salaire nominal par le nombre de jours d’absence ouvrés. Le résultat est ensuite divisé par le total de jours ouvrés que compte le mois. À ce niveau, il faut aussi considérer les jours chômés. En ce qui concerne la méthode des jours ouvrables, le calcul est pareil sauf qu’il faut considérer ici le nombre de jours ouvrables dans le mois et celui d’absence ouvrables.

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L’approche des jours du calendrier

Ici, la rémunération est multipliée par le total de jours du calendrier pendant lequel l’employé s’est absenté. Le résultat est divisé par le nombre de jours que compte le mois considéré. Par ailleurs, en cliquant ici, vous pourrez découvrir d’autres possibilités pour déterminer le montant de la retenue sur salaire.

Ce qu’il faut retenir ?

Le calcul du montant de la retenue sur salaire pour absence se fait suivant de nombreuses approches. Néanmoins, l’approche de l’horaire est celle qui est recommandée par la Cour de cassation. Certes, il s’agit d’une méthode parfois difficile à comprendre, mais l’idéal serait de la choisir pour éviter d’éventuelles contestations. Enfin, n’oubliez pas que seules les absences non justifiées sont prises en compte dans le calcul du montant de la retenue.

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