Une Maison Départementale des Personnes Handicapées (MDPH) gère généralement de nombreuses demandes au quotidien. Cet organisme aide les personnes handicapées à profiter d’une multitude d’avantages comme les allocations, les aides à la scolarisation ou une assurance vieillesse.
Pour être efficace en cette année 2022, ce service doit s’adapter aux évolutions dans le domaine du numérique. En dehors de son site en ligne, la MDPH doit notamment adopter un outil de gestion électronique des documents GED. Quels sont les avantages à mettre en place un programme GED ?
Un meilleur traitement des dossiers des personnes handicapées
La gestion de l’information dans un organisme comme la MDPH est capitale et il serait plus judicieux de mettre en place une solution de gestion des documents numériques.
Un logiciel ou un programme GED apparaît comme la solution la mieux adaptée pour la MDPH. En effet, cette solution assure un meilleur traitement des dossiers de demande introduite par les personnes handicapées.
Une solution GED intègre diverses fonctionnalités permettant de gérer et d’archiver les documents fournis par les clients. Le système de tchat par exemple permet d’échanger avec les clients (personnes handicapées ou non) et de répondre à leurs préoccupations.
L’organisme peut par exemple associer un outil de facturation à une solution GED. De cette façon, la MDPH permet aux handicapés de recevoir des factures numérisées sur leur smartphone ou leur tablette après avoir payé les frais d’études de dossiers.
Gestion et archivage des documents améliorés en interne
En interne, la MDPH peut compter sur une solution GED pour l’aider à gérer efficacement et à archiver les documents. L’organisme peut en effet utiliser un outil GED pour numériser, stocker, archiver ou diffuser un document au sein d’un réseau.
Grâce à un outil GED, les collaborateurs accèdent facilement aux documents utiles sans perdre de temps à les rechercher dans la bibliothèque interne. Par exemple, la fonctionnalité de signature électronique permet aux collaborateurs de signer des documents sans se déplacer. Ceci leur simplifie la vie.
La mise en place d’une solution GED en interne améliore également les processus, car on peut importer des documents vers le logiciel de comptabilité ou encore suivre l’évolution d’un dossier en cours de traitement. En mettant en place un système de gestion électronique des documents, la MDPH optimise la communication interne et facilite le partage des documents entre collaborateurs.
Vous pouvez notamment avoir un Guide d’aide à la mise en place d’une Gestion électronique des documents (GED) dans les MDPH. Il faut noter que l’utilisation d’un système GED améliore la productivité du service chargé des ressources humaines.
La sécurisation des documents et la réduction des coûts
Les solutions GED participent aussi à la sécurité des données. Par exemple, le fait que les documents soient stockés sur des serveurs réduit les possibilités d’y avoir accès. En effet, la consultation ou la modification d’un fichier numérisé est mieux contrôlée avec un outil GED.
Ces systèmes de stockage garantissent donc une sécurité maximale. De l’autre côté, les informations sauvegardées sur les serveurs sont automatiquement dupliquées. On évite ainsi de les perdre en cas de souci technique.
Par ailleurs, en stockant les données de la MDPH sur un serveur, les coûts liés à l’impression et au classement des documents papier notamment sont réduits. De même, il n’est pas nécessaire d’imprimer les factures avec la dématérialisation des documents. La gestion de comptabilité de l’organisation est alors plus simple.
Gain de temps et respect de l’environnement
La dématérialisation des documents permet de rapidement gérer les dossiers de demande introduite. Le temps de traitement est ainsi réduit. De plus, les personnes souhaitant bénéficier des avantages de l’organisation n’ont plus à attendre des jours.
Pour cause, le traitement peut désormais se faire à tout moment et la MDPH gagne en efficacité. L’autre avantage d’adopter une solution GED réside dans le fait qu’il permet à l’organisation MDPH de contribuer à l’atteinte de l’objectif zéro déchet.
L’absence de documents en version papier limite d’un côté la pollution environnementale. De l’autre, l’empreinte carbone des activités de l’organisation est amoindrie.
En somme, l’adoption d’une solution GED par la MDPH augmente l’efficacité de l’organisation pour le traitement des dossiers des clients. La communication interne est alors plus fluide et les données sont sécurisées. Enfin, les coûts et l’empreinte carbone sont pareillement réduits.
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