En France, toute entreprise doit posséder une adresse administrative. Celle-ci permet le contact avec les tiers et l’État, mais emporte également toute une batterie de conséquences sur le plan juridique. On parle de domiciliation.
Le choix de la domiciliation est important lors de la création d’une entreprise. L’entrepreneur dispose alors de plusieurs choix. Outre la domiciliation à son domicile personnel ou dans des locaux classiques, il peut avoir recours à une société de domiciliation. C’est ce que l’on appelle la domiciliation commerciale.
Cette solution présente de nombreux avantages pour les entreprises. Les sociétés de domiciliation ne proposent pas que la fourniture d’une adresse administrative. Elles ont également développé de nombreux services annexes, susceptibles de faciliter la vie de leurs clients.
Qu’est-ce que la domiciliation commerciale ?
Définition de la domiciliation
La loi française impose que toute entreprise soit domiciliée. Cela signifie que l’on doit lui attribuer une adresse officielle, qui sera utilisée dans toutes les relations avec les tiers et l’administration.
L’adresse des sociétés s’appelle le siège social. Pour les entreprises individuelles, on parle simplement d’adresse de domiciliation.
Lors de la création d’une entreprise individuelle, l’adresse de domiciliation est renseignée sur le formulaire P0. Le siège social des sociétés apparaît quant à lui dans les statuts et sur le formulaire M0.
Les entreprises peuvent se domicilier dans différents lieux :
- au domicile du dirigeant ou de l’entrepreneur individuel,
- dans une pépinière d’entreprises,
- via une société de domiciliation,
- dans des locaux professionnels, qu’ils soient partagés ou non.
La loi n’impose pas de lieu de domiciliation, mais limite certaines situations. Par exemple, la domiciliation d’une société au domicile de son dirigeant ne peut excéder cinq ans.
La domiciliation n’est pas simplement une solution pour recevoir du courrier. Elle implique également des effets sur le plan juridique et fiscal. Ainsi, elle détermine la nationalité de l’entreprise, les règles fiscales applicables, ainsi que le CFE et les tribunaux compétents.
Si une entreprise souhaite changer d’adresse après sa création, des formalités précises sont à suivre.
La domiciliation commerciale grâce à une société habilitée
Le statut juridique de l’entreprise cliente importe peu. Les micro-entreprises, les EIRL, les entrepreneurs individuels et les sociétés peuvent avoir recours à la domiciliation commerciale.
Cette activité est réglementée. En effet, les sociétés de domiciliation doivent obtenir un agrément préfectoral. Pour cela, elles doivent remplir de nombreuses conditions. Elles sont notamment tenues de mettre à disposition des locaux assurant une confidentialité suffisante, et ne pas avoir fait l’objet de diverses condamnations ou sanctions administratives. Un dossier conséquent est à déposer en préfecture au début de leur activité.
Elles n’ont pas besoin d’être propriétaires des locaux dans lesquelles elles exercent leur activité, mais elles doivent alors pouvoir présenter un contrat de bail commercial.
Les avantages de la domiciliation commerciale
La domiciliation commerciale convient particulièrement aux entreprises disposant d’un budget réduit, ou démarrant tout juste leur activité. Mais pas que !
Préserver sa vie personnelle pour un coût faible
La domiciliation commerciale est une bonne solution pour les entrepreneurs ne disposant pas de bureaux professionnels et ne souhaitant pas domicilier leur entreprise à leur adresse personnelle.
La domiciliation à l’adresse du dirigeant ou de l’entrepreneur individuel est en effet la solution la plus économique (c’est gratuit !) mais elle n’est pas exempte d’inconvénients. Elle peut en effet porter atteinte à la vie privée du dirigeant.
Pour éviter cet écueil, celui-ci peut louer des locaux professionnels, mais cela présente un coût non négligeable. Et il n’en a pas forcément besoin !
La domiciliation commerciale apparaît alors comme une solution idéale. Elle permet de séparer vie personnelle et vie professionnelle pour un coût réduit. Les services de domiciliation débutent en effet à 10 euros HT par mois.
La possibilité de bénéficier d’une adresse prestigieuse
Passer par une société de domiciliation peut permettre d’obtenir une adresse prestigieuse dans un milieu économiquement attractif. Tout dépend ici des motivations de l’entreprise domiciliée.
Par exemple, l’entreprise peut être domiciliée sur l’Avenue des Champs Élysées ou à Montparnasse. Cela peut avoir un fort impact sur le plan commercial, et participer à la renommée de l’entreprise. L’entreprise peut gagner plus facilement la confiance de ses partenaires.
De nombreux services annexes
Les services annexes proposés par les sociétés de domiciliation commerciale peuvent s’avérer très intéressants pour les entreprises.
Par exemple, le domiciliataire peut gérer le courrier et tenir le standard, ou encore s’occuper des formalités administratives. Il est également possible de louer des locaux de façon permanente ou temporaire.
Tous ces services font gagner un temps précieux aux entreprises.
Une grande flexibilité pour les entreprises
Le point fort de la domiciliation commerciale est sa flexibilité. L’entreprise choisit à la carte les services dont elle a besoin, et peut même y recourir de façon ponctuelle.
Par exemple, elle peut choisir de louer des bureaux à la journée pour y organiser un séminaire ou recevoir des clients. Cela évite de louer à temps plein des bureaux qui ne serviraient pas vraiment le reste du temps.
Le contrat de domiciliation commerciale est d’ailleurs beaucoup plus souple que les baux commerciaux classiques. L’engagement minimal est de trois mois, ce qui contraste avec la durée des baux commerciaux classiques (trois, six ou neuf ans).
Quels sont les services proposés par une société de domiciliation ?
La location d’espaces
Les sociétés de domiciliation commerciale sont nombreuses à proposer des espaces à louer de façon ponctuelle ou permanente. Cette solution très flexible permet aux entreprises d’adapter leurs espaces de travail en fonction de leurs besoins.
Les espaces à louer peuvent être des salles de réunion ou des bureaux équipés. Les entreprises peuvent alors y faire des rendez-vous avec des partenaires commerciaux, organiser des meetings ou des séminaires…
La gestion des courriers et le secrétariat
Les sociétés de domiciliation proposent également des services administratifs, tels que la gestion des courriers et le secrétariat.
Il est possible d’obtenir un répondeur ou même une ligne téléphonique dédiée. Les sociétés de domiciliation commerciale disposent aussi d’une permanence téléphonique et peuvent prendre en charge la gestion des agendas ou encore la prise de rendez-vous.
Elles peuvent en outre recevoir et trier le courrier, ou encore le réexpédier, le numériser ou l’envoyer par e-mail. Cela peut faire gagner beaucoup de temps aux entreprises clientes.
Les formalités administratives
Enfin, certaines sociétés de domiciliation proposent à leurs clients de s’occuper des démarches administratives. Elles peuvent ainsi les assister pour les formalités légales de constitution ou de modification d’entreprise.
Cela peut être particulièrement bienvenu pour les entrepreneurs débutants, démarrant tout juste les formalités de constitution de leur entreprise. Ils peuvent être accompagnés et gagner en temps et en sérénité dans leurs démarches.
Si l’entreprise cliente souhaite modifier ses statuts, l’entreprise de domiciliation peut se charger des formalités, notamment en cas de transfert de siège
Recours à une société de domiciliation : quel coût ?
Comme pour tout service, la domiciliation présente un coût. Celui-ci varie fortement en fonction de l’emplacement et de la renommée de la société de domiciliation, mais également des services souscrits.
S’agissant de la domiciliation commerciale seule, les prix démarrent à 10 euros HT par mois et peuvent atteindre 70 à 100 euros HT pour les adresses les plus prestigieuses. C’est donc une solution intéressante financièrement. Elle permet de séparer vie professionnelle et personnelle, tout en évitant le coût des locaux commerciaux classiques.
Bien sûr, l’addition peut grimper en souscrivant des services annexes. Compter environ 20 euros par mois pour un service de réexpédition de courrier, 50 euros pour une ligne téléphonique dédiée, ou encore 150 euros pour une permanence téléphonique.
Comment opter pour la domiciliation commerciale ?
Le choix d’une société de domiciliation
Le choix d’une société de domiciliation commerciale n’est pas à prendre à la légère. Il existe de nombreuses entreprises de domiciliation réparties entre Paris et la province.
Le chef d’entreprise doit s’interroger sur ses besoins et motivations. S’il désire bénéficier d’une adresse prestigieuse en plein centre de Paris, il se tournera vers les sociétés installées à des adresses phares telles que l’Avenue des Champs Élysées.
Au contraire, pour des raisons pratiques, il peut préférer choisir une adresse près de chez lui.
Le chef d’entreprise doit également choisir les services annexes à la domiciliation commerciale qui l’intéressent. Toutes les entreprises de domiciliation ne proposent en effet pas les mêmes services.
Bien sûr, le coût est également à prendre en considération. Il est conseillé de procéder à une lecture attentive des grilles tarifaires. Les coûts peuvent vite augmenter, en fonction de l’emplacement du domiciliaire et des services souscrits.
Le chef d’entreprise doit également vérifier la durée d’engagement du contrat de domiciliation. Si la durée légale est de trois mois minimum, certains contrats prévoient une durée supérieure. Le délai de préavis de résiliation doit également être étudié, d’autant qu’il n’est pas réglementé par la loi.
Il est conseillé de prendre le temps de faire son choix en comparant différentes offres de domiciliation.
La signature d’un contrat de domiciliation
L’entreprise cliente souhaitant obtenir une adresse doit signer avec la société de domiciliation un contrat de domiciliation.
La loi prévoit en effet que la domiciliation commerciale doit être prévue par écrit, même en cas de recours à une entreprise en ligne.
Le contrat est établi pour une durée minimale de trois mois, renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation. Aucune résiliation n’est possible avant ces trois mois.
Le contrat doit mentionner l’agrément préfectoral obtenu par la société de domiciliation.
Il précise en outre le tarif en vigueur de la prestation de domiciliation commerciale, ainsi que celui des services annexes souscrits le cas échéant. Il est possible qu’il mentionne des modalités de revalorisation du prix, par exemple par le biais d’une clause d’indexation.
L’entreprise domiciliée doit porter une attention toute particulière au prix figurant sur le contrat. Il arrive que les sociétés de domiciliation proposent des tarifs très avantageux la première année, mais augmentent ensuite le prix de façon significative.
L’entreprise doit également vérifier les services inclus dans le forfait, pour éviter toute mauvaise surprise et facturation supplémentaire.
Le contrat de domiciliation doit être remis au greffe lors de l’immatriculation de l’entreprise. Il sert à prouver la réalité de la domiciliation et sera mentionné au RCS du domicilié.
Les droits et obligations des parties au contrat
Le contrat de domiciliation prévoit des droits et obligations pour chacune des parties au contrat.
Ainsi, l’entreprise de domiciliation est tenue de mettre à la disposition de la société domiciliée une pièce permettant la réunion régulière des organes de direction, ainsi que la consultation et la conservation des documents administratifs (livres, registres…). Les locaux doivent assurer une confidentialité minimale.
De son côté, l’entreprise domiciliée doit utiliser les locaux exclusivement en tant que siège ou succursale. Si plusieurs entreprises du même groupe sont domiciliées au même endroit, un seul contrat suffit.
L’entreprise cliente doit en outre informer le domiciliataire en cas de changement affectant sa situation juridique : changement d’objet social, transformation en une autre forme juridique, remplacement du représentant légal…
Enfin, l’entreprise domiciliée doit transmettre au domiciliataire des justificatifs de son activité, tels qu’un projet de statuts ou un extrait Kbis. Elle doit en outre lui donner mandat pour recevoir en son nom toute notification.
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