Comme de plus en plus de conseils d’administration réalisent les défis que représente la mise à jour et l’accessibilité des informations, de nombreuses personnes se sont tournées vers logiciel conseil administration. Cela les aident à rationaliser le travail administratif et permet les membres du conseil de trouver plus facilement les informations.
Voyons voir ensemble les composants d’une solution de gestion de conseil, les avantages d’un logiciel de gestion du C.A ainsi que les bonnes raisons d’utiliser un progiciel de gestion des réunions du C.A.
Qu’est-ce qu’une solution de gestion de conseil ?
La solution de gestion du conseil d’administration est une plateforme logicielle utilisée pour faciliter tous les aspects de la gestion et de la gouvernance du conseil d’administration d’une entreprise.
De la planification des réunions au partage des documents et des procès-verbaux, le logiciel conseil administration est conçu pour rationaliser les processus, éviter les oublis et garantir le respect des meilleures pratiques.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion du C.A. ?
Améliorer la participation aux réunions du conseil d administration, obtenir une communication plus rapide et savoir où se trouvent tous les documents de votre conseil d’administration, ce ne sont là que quelques-uns des avantages qui permettent de gagner du temps grâce aux fonctionnalités d’un logiciel de gestion du C.A.
Voici un récapitulatif complet de ce que vous pouvez faire avec un logiciel conseil administration.
- Calendrier des événements du conseil d’administration
- Horaires et calendrier
- Consultez les événements passés et à venir en un seul endroit centralisé.
- Ajoutez des événements avec des dates, des heures, des plages de dates ou des événements de toute une journée.
- Attachez des personnes aux réunions/événements et notifiez-les lorsque des événements sont ajoutés.
- Joignez ou utilisez l’agenda pour créer un ordre du jour pour la réunion.
- Discutez des événements sur leur propre page indépendante.
- Joignez des notes, des fichiers ou des images à n’importe quelle réunion/événement.
- Enregistrez votre participation à la réunion de conseil sur la page d’édition de l’événement.
- Archivez les réunions/événements passés pour vous y référer ultérieurement.
- Le président ou l’administrateur du compte peut consulter le rapport de la réunion.
- Documents du Conseil
- Organisez les documents, les dossiers et les autres ressources du conseil d’administration.
- Créez un nombre illimité de dossiers pour organiser vos documents.
- Définissez les autorisations d’accès à certains dossiers et fichiers.
- Glissez et déposez des documents ou des fichiers dans des dossiers pour garder les choses organisées.
- Glissez et déposez pour réorganiser les documents ou les fichiers afin qu’ils soient faciles à trouver par la suite.
- Téléchargez des fichiers depuis un commentaire, une discussion ou un événement et organisez-les par dossier.
- Organisez les fichiers par balises.
- Gestion des tâches du Conseil
- Gestion des tâches
- Aidez les membres de votre conseil d’administration à vous aider en répartissant et en assignant les tâches à accomplir.
- Organisez les tâches à faire en listes.
Comme toute avancée technologique, la principale implication d’un logiciel de gestion du C.A est une augmentation instantanée de l’efficacité, un avantage que tout le monde souhaite.
Découvrez les caractéristiques du logiciel de gestion du C.A. boardmaps et augmentez l’efficacité de votre conseil d’administration.
Quels sont les avantages d’utiliser un progiciel de gestion des réunions du C.A. ?
Accès rapide aux informations importantes du conseil d’administration
Avec un logiciel de conseil, les membres peuvent accéder à toutes les informations importantes nécessaires pour la prise de décision de manière efficace.
Les conseils d’administration traditionnels sont généralement limités aux informations imprimées qui sont fournies pour des réunions spécifiques. Le passage à un logiciel pour conseil d’administration permet aux membres du conseil d’administration d’avoir un accès sécurisé et à distance aux documents importants, tels que :
- le procès verbal des réunions précédentes
- les plans stratégiques
- les manuels de politique générale
- Documents d’orientation
- les rapports d’audit.
Rationaliser l’administration du conseil
Avec un logiciel de gestion du conseil, le temps de préparation des réunions passe de plusieurs heures à quelques minutes. Au lieu d’imprimer, d’assembler et d’envoyer des copies papier des documents, tous les documents sont téléchargés sur le cloud. Les fichiers sont automatiquement convertis en PDF au fur et à mesure qu’ils sont téléchargés.
En outre, les logiciels pour conseils d’administration éliminent le problème des révisions de dernière minute des documents de réunion, puisque les mises à jour peuvent être effectuées rapidement et partagées instantanément.
Accroître l’engagement des membres du conseil
La collaboration des membres n’est plus confinée à la salle du conseil. Les votes, les outils d’enquête et les forums de discussion permettent aux membres des comités de donner leur avis selon leur emploi du temps, tout en respectant des délais fermes.
Au lieu de s’appuyer uniquement sur les réunions pour créer l’urgence des décisions, les logiciels de gestion de réunion permettent aux administrateurs de respecter le calendrier des projets et peuvent même réduire la nécessité de réunions fréquentes.
Au lieu d’attendre qu’un manuel de politique ou un règlement intérieur clarifie une question, les membres du conseil peuvent simplement consulter les documents à leur convenance.
Contrôlez l’accès aux informations
Le logiciel du conseil d’administration permet de contrôler spécifiquement qui a accès à quelles informations.
Les administrateurs peuvent facilement ajouter ou supprimer des membres, modifier des profils et aider en cas de mots de passe oubliés. Les membres peuvent être affectés à un ou plusieurs comités. Les informations relatives aux comités sont privées et ne peuvent être consultées que par les membres du comité.
Réduire les coûts d’administration du conseil
Les entreprises qui utilisent un logiciel pour conseils d’administration bénéficient d’un retour sur investissement substantiel, ne serait-ce qu’en raison des économies de matériel et de main-d’œuvre. De plus, avec la tendance actuelle aux initiatives écologiques, la réduction de l’utilisation du papier est bénéfique pour l’environnement et génère de la bonne volonté parmi les principales parties prenantes.
Compte tenu de ces avantages, il est tout à fait logique que la majorité des entreprises adoptent un logiciel de gestion de conseil d’administration.
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