Autrefois, les dossiers colorés qui ornent le bureau étaient à la mode dans les entreprises. Avec la Gestion Électronique des Documents (GED), la transformation digitale devient une réalité dans les organisations.
Toutefois, pour qu’elle soit effective, l’emploi d’un logiciel s’impose. Le logiciel GED est un dispositif qui permet de numériser les documents afin de dématérialiser le format papier. Que ce soient des factures, un contrat de travail, des images, des feuilles de paie…, il permet de gérer tous les types de documents.
Votre personnel peut aisément accéder aux fichiers en un temps record. Aujourd’hui, la plupart des entreprises se tournent donc vers cette option avec des motivations diverses.
Trouver également le logiciel qui correspond à vos attentes peut être parfois complexe. Quels sont alors les enjeux de la GED ? Comment bien choisir son logiciel de GED ? Suivez le guide !
Enjeux de la GED
Les logiciels de GED constituent un véritable atout dans la gestion de votre entreprise. Ils présentent également des enjeux stratégiques pour votre structure, que ce soit d’ordre écologique, réglementaire, économique, etc.
Enjeu écologique
L’accès aux démarches ISO lié au respect de l’environnement (transition écologique) fait partie des enjeux de la GED. En d’autres termes, les entreprises ont l’obligation de mettre en place des processus permettant de limiter leur empreinte carbone. À l’aide de la gestion électronique des documents, vous bénéficiez d’un dispositif qui offre une avance non négligeable dans la course au zéro carbone.
Enjeu réglementaire
Un établissement qui met en place une solution GED peut répondre efficacement à certaines contraintes d’ordre légal. De même, ces applications sont conformes aux exigences relatives aux normes ISO, intégrant la sécurité et la qualité.
En clair, l’option de la GED permet de stocker un document pendant un temps donné et d’éviter sa destruction accidentelle. Cela permet de suivre les différents traitements réalisés sur vos documents en temps réel.
Avec cet outil informatique, votre entreprise peut assurer l’authenticité d’un document grâce à la signature numérique. Ce faisant, il sera plus facile d’identifier son auteur.
Enjeu économique
L’acquisition d’une solution de GED impose un budget conséquent. Il faut également prendre en compte les investissements liés à l’installation de quelques infrastructures techniques (matériels…).
Néanmoins, ce système permet à votre entreprise de réaliser des économies substantielles. À titre d’exemple, les achats des fournitures telles que les enveloppes, le papier, les classeurs, l’encre ou encore les classeurs sont réduits.
Vous bénéficiez également d’un gain de performances en termes de recherche et de classification des documents. Ceci grâce à une fonction de recherche puissante et un système d’indexation efficace.
Comment choisir un logiciel de GED ?
Pour bien choisir un système de GED, il faut prendre en compte quelques éléments essentiels. Il s’agit entre autres des fonctionnalités, de la sécurité des données, du prix du logiciel, etc.
Les fonctionnalités
Pour réduire le risque lié à l’acquisition d’un logiciel incomplet ou qui possède des fonctionnalités superflues, il importe de rédiger un cahier des charges. Ce dernier permet à vos prestataires potentiels d’être mieux renseignés sur les besoins de votre entreprise de façon exhaustive. Pour identifier vos besoins en matière de gestion documentaire, vous devez répondre à un certain nombre d’interrogations :
- Désirez-vous employer votre GED pour la diffusion et la validation des documents ?
- Avez-vous des besoins spécifiques selon les métiers ou le secteur d’activité ?
- Votre logiciel doit-il exclusivement vous permettre d’archiver vos documents ?
- Faudra-t-il développer le travail collaboratif ? etc.
Quelles que soient vos envies, assurez-vous d’opter pour un logiciel qui offre l’ensemble des fonctionnalités de base. Dans la catégorie des fonctionnalités classiques, on retrouve les workflows de validation, la gestion des documents et le traitement d’images (numérisation/OCR).
La gestion collaborative, l’analyse des données (technologies d’intelligence artificielle, BI, gestion des data), l’intégration sur mobile sont les options les plus récentes. À ceux-ci s’ajoutent la gestion de contenu web (gestion et mise en page de différents contenus d’une ou plusieurs plateformes) et la gestion des dossiers vivants. Cette dernière est liée au cycle de vie intégrant des mécanismes automatiques et des règles d’archivages.
La sécurité des données
En entreprise, il est facile de supprimer un document par erreur, d’envoyer un courrier contenant une pièce confidentielle à la mauvaise personne, etc. Il convient de rappeler que les informations de vos clients ou de votre personnel ainsi que les données sensibles de vos projets doivent être protégées.
En agissant ainsi, les données de votre société ne se retrouveront pas dans les mains de personnes malintentionnées. La solution de GED que vous aurez à sélectionner doit donc inclure des mesures de sécurité afin de vous aider en ce sens. Autrement, le vol, l’altération de vos documents et les risques de perte seront plus importants avec une application dotée d’un faible niveau de sécurité.
En matière de sécurité externe, la protection par mot de passe et le chiffrement des informations sont indispensables. En revanche, l’historique intégral des modifications ainsi que la gestion des accès sont des mesures de protection contre les menaces internes.
Le coût du logiciel
Un autre critère très important dans le choix de votre solution de GED est l’aspect financier. En effet, le prix d’un tel logiciel peut varier en fonction de quelques paramètres. Il s’agit entre autres des options choisies, du type et du format des documents, de la taille des usagers, du support technique, de l’espace de stockage.
L’idéal est d’établir un budget et de demander des devis auprès de vos prestataires afin de comparer les offres. Cependant, certains éditeurs peuvent intégrer des frais cachés (formations des utilisateurs…) dans leurs propositions.
Bien qu’ils soient rarement majoritaires dans la note, ces frais peuvent quand même peser sur le coût final. S’ils existent, il faudra alors les identifier avant de conclure un accord avec votre fournisseur.
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