De nos jours, la gestion des congés est devenue une activité extrêmement compliquée surtout avec l’arrivée notamment des RTT, des différents types d’absences et de la concentration des demandes de congés sur certaines périodes de l’année.
Or, il faut noter que lorsque ce volet SIRH est bien tenu, il peut en réalité devenir un levier de performance pour tout type d’entreprise.
Si vous souhaitez donc vous alléger les tâches administratives relatives à la gestion des congés et éviter que cette dernière impacte négativement sur la productivité de votre société, l’acquisition d’un logiciel de gestion des congés est incontournable.
Une simplification des procédures
À l’heure où toutes les entreprises passent à la transformation numérique, saisissez également l’opportunité en implémentant un logiciel de gestion de congé comme Keeple. Son premier atout est de faciliter toutes les procédures de demande de congés. En effet, l’outil évite aux collaborateurs et managers la rédaction des demandes ou autorisations à tout va.
Le logiciel offre une autonomie plus grande aux utilisateurs. Il revient au salarié d’envoyer un mail de demande de congés et en retour le manager reçoit une alerte à ce sujet. Il suffit pour les salariés de se connecter pour avoir toutes leurs informations synthétisées le plus souvent dans un tableau. Grâce à cet outil, vous ne serez plus dérangé par les employés par demandes comme : quel est mon solde de congés ? etc. Aussi, l’envoi des informations d’absence à la paie est automatisé.
Une accessibilité au planning
Grâce au logiciel de gestion, les responsables des ressources humaines peuvent facilement consulter le planning et les éléments spécifiques ayant rapport à chaque employé pour accepter ou pas les demandes de congés. En effet, l’application met à votre disposition :
- Les informations liées aux salariés et à leurs activités ;
- Les taux d’absences et de présence des employés.
Notons que ces données sont fournies suivant des périodes données et sont accessibles depuis l’interface du logiciel. De plus, elles sont synthétisées et permettent d’avoir en un coup d’œil une visibilité d’ensemble sur les possibilités.
Autrement dit, le logiciel de gestion de congés permet d’afficher le calendrier des congés du personnel et le planning des absences en temps réel que les salariés soient en congés payés, en RTT ou encore malades. Cette visualisation des congés en temps réel permet de prendre les décisions en fonction des effectifs présents à tout instant.
Une facilitation de la comptabilité
Puisque tout le système de gestion des congés payés est informatisé, cela contribue à une sérénité dans les calculs des soldes. Généralement, de nombreuses notions compliquent les calculs. Nous pouvons citer :
- les droits d’acquisition des congés ;
- les jours fériés ;
- les régimes à temps partiel ;
- les repos compensateurs ;
- les reports de congés ;
- les jours de fractionnement.
Le logiciel de gestions de congés permet d’automatiser ces calculs grâce à des paramétrages spécifiques. Il suffit d’importer les informations propres au salarié dans les outils comptables d’édition de fiches de paie. Finis les erreurs de gestion des congés qui peuvent générer des tensions dans vos équipes.
Par ailleurs, il est important de rappeler que le calcul automatique des soldes des congés payés, des RTT, congés maladie par le logiciel de gestions des congés assure également la fiabilité des données communiquées au service de paie. En plus d’éviter les erreurs de calcul ou de saisie, le logiciel améliore la satisfaction des employés qui ont accès au détail des calculs de leurs congés.
Une meilleure coordination des équipes
Le logiciel de gestion des congés permet à toute l’équipe dirigeante d’être au même niveau d’information, partant de la direction en passant par les responsables. Ainsi, en temps réel, la direction suit la gestion des congés et son intervention dans la validation des congés payés se fait à travers l’accord de l’absence ou pas.
Il en est de même pour les informations sur les absences non autorisées et leurs justificatifs qui parviennent à la direction aussitôt qu’elles ont été introduites dans le système. Les dirigeants disposent à cet effet l’historique des congés de chaque salarié afin de répartir avec équité les périodes de congés au sein de l’équipe.
Aussi, l’acquisition de cette application 100 % digitalisée permet à chaque employé de voir clairement si son collègue direct a déjà posé des congés et évite si possible de faire une demande aux mêmes dates. Le logiciel de gestions des congés offre donc une gestion claire pour tous les acteurs de l’entreprise. Cela réduit les conflits liés à ces sujets.
Un gain de temps
Le logiciel met fin aux allers-retours d’approbation de congés et fait ainsi gagner un temps considérable aux employeurs et aux salariés. Fini les emails et les post-it qui se perdent ainsi que les formulaires de congés à signer sur papier. Désormais, toutes les demandes, validations et mises à jour de congé se font en ligne et en un clic.
Le responsable peut désormais planifier les activités de l’entreprise en fonction des effectifs disponibles à des moments précis. En étant libéré des tâches de gestions de congés, il pourra prendre ce temps pour se rendre plus disponibles pour guider et motiver les salariés à être plus productifs. Il peut également se focaliser sur de nouvelles idées pour faire avancer l’entreprise
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