Quel est l’intérêt de la note de frais ? Obligations et explications

Qu’elles soient spécialisées dans la vente des produits ou qu’elles proposent des services aux particuliers, toutes les PME et TPE sont concernés par les notes de frais.

Ces dernières sont indispensables aux salariés qui veulent se faire rembourser les dépenses professionnelles qui sont engagées sur leur compte privé.

Concrètement, c’est quoi une note de frais ? Quels sont les frais professionnels remboursables ?

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Au sein des entreprises, la note de frais désigne le document dans lequel les employés établissent la liste des dépenses effectuées au cours d’un voyage d’affaires ou d’un déplacement professionnel. Les dirigeants d’entreprise ont quant à eux l’obligation de rembourser aux salariés ses frais professionnels. Pour cela, ils ont le choix entre le remboursement des frais réels et le remboursement forfaitaire.

Dans le premier cas, l’employeur doit rembourser la totalité d’argent avancé par le salarié au cours de sa mission professionnelle, à condition que le document soit valable. En outre, selon le budget de chaque entreprise, certains dirigeants fixent le plafond de chaque dépense. L’employé qui dépasse cela au cours de sa mission prend en charge les frais supplémentaires.

Dans le second cas (remboursement forfaitaire), les notes de frais n’existent pas. Ici, le chef d’entreprise donne une allocation à ses employés. Pour les déplacements par exemple, il peut leur donner 200 euros et 80 euros pour le repas. Les employés sont libres de faire usage de cet argent. De plus, au retour des missions, ils ne sont pas obligés de remettre la totalité ou le reste de l’allocation.

Par ailleurs, il existe aujourd’hui plusieurs solutions qui permettent de gérer les notes de frais : Spendesk (payant), Jenji, Excel, Emburse Certy Expense (payant)… Toutefois, qu’elles soient réalisées depuis Excel ou d’autres programmes informatiques, les notes de frais doivent faire apparaitre le montant de l’opération, le motif de l’opération, la date de celle-ci, le montant de la TVA et le montant TTC.

En ce qui concerne la forme, rien n’est exigé par la loi. D’ailleurs, différents modèles de notes de frais sont disponibles en ligne. Vous pouvez les consulter pour avoir une idée sur comment faire les vôtres. Mais le plus important n’est pas le format, mais plutôt ce que le document contient.

Les conditions pour se faire rembourser ses frais professionnels

Pour qu’elles soient remboursées, les dépenses mentionnées dans la note de frais doivent répondre à un bon nombre de critères. D’abord, elles doivent être faites au cours d’une activité professionnelle. Elles doivent aussi respecter les conditions de dépenses établies par le département qui est concerné. Enfin, le salarié est tenu de garder sur lui les pièces qui justifient ces dépenses au cours de son voyage professionnel.

Quels sont les frais remboursables ?

Parmi les frais professionnels qui peuvent être indemnisés se trouvent les frais de repas. Ces derniers diffèrent selon le dirigeant d’entreprise, le salarié ou d’autres collaborateurs qui ont engagé les dépenses. Le remboursement de ceux-ci varie aussi en fonction de l’établissement dans lequel le repas a été consommé et du nombre total d’invités. 

Pour accomplir ses missions professionnelles, le salarié est souvent amené à faire des déplacements. Cela implique l’achat du carburant, la location d’une voiture ou la réservation des tickets de transports. Et tout comme les frais de repas, les frais liés aux déplacements des employés sont indemnisés.

Cependant, pour se faire rembourser les frais de déplacement, quelques conditions doivent être réunies :

  • La distance qui sépare le lieu de travail de l’employé de sa maison doit être égale ou supérieure à cinquante kilomètres ;
  • La distance qui sépare la maison du salarié et de son lieu de travail prend au moins 90 minutes par transport en commun.

En dehors des frais de transport et des frais de repas, les frais de logement et d’hébergement sont également remboursables. C’est aussi le cas des frais liés à l’achat de fourniture de bureau et d’ordinateur portable ou téléphone pour effectuer les diverses missions professionnelles. Dans le même sens, le salarié peut souscrire à un service internet pour le travail. Les frais d’abonnement sont également indemnisés.

Les obligations liées aux notes de frais

Concernant les salariés, ceux-ci doivent déclarer leur note de frais rentrée de missions. Le délai de déclaration est prévu par l’employeur et varie d’une société à une autre. Quoi qu’il en soit, l’employé est tenu de le respecter. S’il dépasse la date établie prévue par l’employeur il risque de ne pas être remboursé.

Certaines obligations incombent également à l’employeur. Comme dit précédemment, celui-ci a l’obligation de payer les frais professionnels qui sont engagés sur le compte privé des salariés. Cependant, il peut arriver que le dirigeant refuse de rembourser ces frais. Dans ce cas, l’employé peut saisir le Conseils des prud’hommes.

La fraude et la note de frais

Au moment de noter les dépenses effectuées dans le document dédié, certains employés arrondissent les chiffres. D’autres n’hésitent pas à augmenter le nombre de kilomètres et à présenter plusieurs fois le même reçu. Dans le même sens, il y a des employés qui font des erreurs d’inattention. Quoi qu’il en soit, la fraude à la note de frais peut entrainer des problèmes de confiance. Elle peut également créer un trou dans le budget prévu pour gérer les activités de l’entreprise.

Pour éviter de faire des erreurs ou de payer les frais liés aux fraudes, il est conseillé aux entreprises d’utiliser les programmes informatiques (N2F : solution payante) tout-en-un mis au point par les spécialistes. Grâce à ces dernières, ils peuvent non seulement détecter les erreurs, mais maitriser leur budget.

En outre, il peut vous arriver de perdre les justificatifs qui doivent accompagner votre note de frais. Dans cette situation, vous pouvez prendre un duplicata chez le marchand ou rédiger une déclaration sur l’honneur. Cette dernière doit contenir votre identité, vos coordonnées, les frais avancés…

En somme, la note de frais est un document important pour les salariés ayant effectué un voyage professionnel. Il leur permet de se faire rembourser les dépenses effectuées tout au long de leur mission.  

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