Le gestionnaire de paie exerce au sein d’une entreprise, d’une instance publique ou d’une association en tant que spécialiste de la paie.
Son premier rôle est d’établir les fiches de paie pour l’ensemble des employés. Il est également chargé du calcul du salaire.
Pour accomplir pleinement sa mission, un gestionnaire de paie doit avoir certaines connaissances. En voici quelques-unes indispensables pour exercer dans ce domaine.
Traiter la paie à l’aide d’un système en ligne ou d’un logiciel
À l’ère du numérique, il existe de nombreux outils qui permettent d’optimiser la gestion des tâches au sein d’une entreprise.
Que ce soit au niveau de la comptabilité, des ressources humaines ou de la gestion de paie, ces outils deviennent indispensables pour les professionnels.
De ce fait, les gestionnaires de paie sont amenés à exécuter toutes leurs tâches à l’aide de systèmes en ligne ou de logiciels. Il est donc recommandé d’apprendre à utiliser un logiciel permettant de gérer les paies des employés. Voici les avantages et critères de choix de ces logiciels.
Les avantages des logiciels de paie
Dans un premier temps, l’utilisation des logiciels de gestion de paie permet de gérer facilement les salaires. En effet, avec ces outils, il est facile de relever de façon synthétique les données des employés pour le paiement.
Il ne sera ainsi plus utile de faire des calculs séparément ou par étape. Une fois les données inscrites dans le logiciel, l’outil fait ressortir immédiatement les bulletins de paie de chaque employé. Par conséquent, un logiciel de paie permet de réaliser d’importantes économies.
Comment choisir un logiciel de paie ?
Les logiciels de paie étant multiples, il est important de les choisir selon certains critères.
Entre autres, il faudra tenir compte du type de logiciel, du prix, des fonctionnalités proposées et du service d’assistance.
Les possibilités de partage et le traitement des données sont également des critères qui doivent déterminer le choix.
En termes de fonctionnalités, il est primordial d’opter pour un système capable d’établir les bulletins de paie, de faire la déclaration des cotisations sociales et de gérer les absences et les congés.
Il peut être aussi utile d’opter pour un logiciel pouvant être lié aux autres applications administratives de l’entreprise. Enfin, il faudra tester le logiciel de paie avant son utilisation.
Comprendre les différents types de charges sociales et leurs objectifs
Pour mener à bien son rôle, un gestionnaire de paie doit apprendre à utiliser le logiciel Silae ou ses variantes et maîtriser parfaitement les différents types de charges sociales ainsi que leurs objectifs. Il s’agit entre autres des cotisations patronales et salariales.
La gestion des cotisations patronales
Les cotisations patronales représentent les charges sociales que doit assurer l’employeur et qui s’ajoutent au salaire brut de l’employé. Il s’agit des cotisations d’allocations familiales, de la contribution solidarité autonomie, du versement transport et du forfait social. Ajoutée à ces contributions, l’entreprise est également assujettie à certaines taxes qui varient selon sa situation. Il est question de la taxe sur les salaires, de la taxe construction et de la taxe d’apprentissage.
La gestion des cotisations salariales
À l’inverse des cotisations patronales, les cotisations salariales concernent la contribution à la charge du salarié. Elles constituent en moyenne 22 % du salaire brut et sont déduites automatiquement de la rémunération de l’employé. En réalité, l’entreprise reverse ces frais pour le compte de ses employés aux caisses d’assurance vieillesse, caisses de l’Urssaf ou aux organismes collecteurs.
Calculer le salaire brut, les retenues et le salaire net des employés
Gérer le paiement du salaire des employés revient à maîtriser certains calculs. En particulier le calcul des salaires bruts, des retenues et des salaires nets. Le salaire brut représente l’intégralité des sommes perçues avant la déduction des contributions sociales et des cotisations. Il comprend plusieurs éléments, dont :
- le salaire de base,
- les gratifications,
- les primes,
- les majorations de salaire,
- les avantages en nature.
Le salaire net, quant à lui, correspond au montant que doit percevoir réellement l’employé après la déduction des contributions sociales et des cotisations. Ainsi, pour obtenir le salaire net, il faut déduire du salaire brut, l’ensemble des cotisations salariales. Elles sont estimées à 23 % du salaire brut. Toutefois, cette valeur peut encore varier si les employés bénéficient de certains avantages, dont la complémentaire santé ou les titres restaurants.
Par ailleurs, la retenue du salaire est souvent appliquée en cas de détérioration du matériel ou de l’inexécution d’une tâche. Il s’agit d’une pratique de discipline qui est fortement encadrée par le Code du travail. Le calcul de ce montant se fait en général au prorata des heures passées au travail et du salaire de l’employé.
Préparer et soumettre les déclarations fiscales trimestrielles
Les entreprises doivent effectuer différentes déclarations selon leur chiffre d’affaires. Cette tâche est en général assignée au gestionnaire de paie qui doit préparer et soumettre les déclarations fiscales trimestrielles. Entre autres, il doit faire la déclaration des bénéfices dont :
- les bénéfices commerciaux et industriels,
- les bénéfices non commerciaux,
- les bénéfices agricoles.
La déclaration doit se faire au service des impôts, en ligne ou sur formulaire papier. Le gestionnaire de paie doit également déclarer la TVA et s’occuper des déclarations d’impôt sur les sociétés. Toutefois, la déclaration de la TVA concerne les entreprises réalisant au minimum 33 200 euros de chiffre d’affaires.
Mettre en place une veille sur les lois et les règlements relatifs à la paie
Un gestionnaire de paie doit mettre à jour les données de l’entreprise, en particulier les paramétrages du logiciel de paie. Pour cela, il doit être au courant des changements apportés aux règlements relatifs à la paie. Dans ce cadre, il peut effectuer des formations pour compléter ses compétences. Cela permettra d’éviter des sanctions en cas de non-respect de certaines règles.
Il pourra créer des outils plus efficaces ou mettre en place de nouvelles stratégies, afin de s’adapter aux nouvelles tendances. Par ailleurs, en analysant minutieusement le processus de paie, il peut aussi proposer des solutions pour optimiser la gestion globale de l’entreprise.
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