Les emails professionnels : construction et contenu
La première chose à savoir pour rédiger un courriel efficace est qu’il ne s’agit pas seulement de mettre votre nom en haut, ou même dans la ligne d’objet, mais aussi de vous assurer que ce que vous dites a du sens et est pertinent pour le destinataire.
Cela signifie que vous devez toujours réfléchir attentivement à la manière dont vous allez communiquer avec quelqu’un d’autre avant de commencer à écrire.
Étape 1 : L’objet
C’est ici que la plupart des gens font leur plus grosse erreur lorsqu’ils envoient un e-mail.
Ils mettent quelque chose comme “Salut” ou “Bonjour”, ou pire encore, “J’envoie cet e-mail car…”.
Vous devez être plus précis que cela.
Si vous voulez attirer l’attention de quelqu’un, vous devez dire exactement pourquoi vous le contactez.
Par exemple, si vous voulez demander un retour sur un projet, vous pourriez dire quelque chose comme : “Jetez un coup d’œil à mon dernier travail et faites-moi savoir ce que vous en pensez”.
Ou si vous voulez inviter quelqu’un à un événement, vous pouvez dire quelque chose du genre : “Voulez-vous venir à notre prochaine réunion ? Nous serions ravis de vous y voir”.
Il est important d’utiliser des phrases courtes, afin que la personne qui lit votre message peut comprendre ce que vous essayez de dire sans avoir à lire trop longtemps.
Étape 2 : Les formules d’appel
Une fois que vous aurez fait passer votre message, vous voudrez probablement dire au lecteur pourquoi il devrait s’intéresser à ce que vous dites.
Il y a deux façons principales de le faire : en utilisant une formule d’appel, qui indique au lecteur ce que vous attendez de lui, et en lui disant ce que vous ferez pour lui s’il accepte d’agir.
À quel point faut-il être poli ?
En général, vous devez essayer d’être aussi poli que possible.
Mais n’oubliez pas que certaines choses ne doivent pas être dites par courrier électronique.
N’envoyez donc pas de messages contenant des jurons, des insultes, des menaces ou tout autre élément similaire.
Évitez également d’être trop formel, à moins que vous ne le vouliez vraiment.
Lorsque vous rédigez un courrier électronique, vous pouvez être tenté d’utiliser de nombreux acronymes et abréviations, mais ceux-ci peuvent en fait donner un aspect moins professionnel à votre message.
Quels destinataires dois-je indiquer en priorité ?
Lorsque vous écrivez un e-mail à plusieurs destinataires, vous devez généralement vous adresser à chacun d’eux individuellement.
Toutefois, si votre liste de contacts est très longue, vous pouvez les regrouper en catégories.
Par exemple, vous pouvez créer une catégorie appelée “Amis”, puis ajouter tous les amis que vous contactez normalement directement.
Étape 3 : Comment commencer un email
La meilleure façon de commencer tout type de communication est de se présenter.
Cela vaut aussi bien pour l’expéditeur que pour le destinataire.
Ainsi, si vous écrivez à quelqu’un qui vous connaît déjà, vous pouvez simplement dire : “Salut, John, ça fait longtemps qu’on ne s’est pas parlé.”
Si vous écrivez à quelqu’un de nouveau, vous pourriez dire quelque chose comme “Bonjour, je suis Jane Smith de Société ABC.
Je me demandais si vous pouviez nous aider pour le projet XYZ”.
N’oubliez pas que lorsque vous rédigez un e-mail en anglais, vous commencez toujours par l’objet, suivi du corps du message.
Étape 4 : Le corps du message
Vous pouvez soit rédiger l’ensemble du message en une seule fois, soit le diviser en petites sections.
Pour que votre message soit concis, vous ne devez inclure que les informations les plus pertinentes.
Voici une règle simple : si vous ne parleriez jamais du sujet en personne, ne le mettez pas dans un courriel.
Étape 5 : La formule finale
À la fin de votre message vous devez terminer par un court message de remerciement.
Pour ce faire, terminez généralement votre message par une phrase telle que “Merci encore d’avoir pris le temps de lire mon message” ou “Cordialement”.
Étape 6 : Les formules de politesse
Il existe de nombreux types de phrases différentes que vous pouvez utiliser dans un courrier électronique.
Certaines personnes pensent que plus le langage est formel, mieux c’est. Mais d’autres pensent que le langage informel fait une plus forte impression sur le lecteur.
Quel que soit votre choix, assurez-vous simplement d’utiliser les bonnes expressions.
Et n’oubliez pas que si vous envoyez un courrier électronique à quelqu’un qui ne parle pas votre langue maternelle, vous devez également fournir une traduction.
Étape 7 : La signature
Votre signature est la dernière chose que vous verrez avant d’envoyer votre courriel.
Elle donne au destinataire une chance de vous répondre.
Indiquez votre nom, votre titre, le nom de votre entreprise et votre numéro de téléphone.
Enfin, terminez par une formule de conclusion telle que “Best regards”, “Yours sincerely” ou “Regards”.
Étape 8 : Pièces jointes
Les pièces jointes sont des fichiers que vous joignez à votre courrier électronique.
Il peut s’agir de photos ou de documents.
Lorsque vous joignez des fichiers, assurez-vous qu’ils sont enregistrés dans un format qui s’ouvre facilement.
Évitez également d’utiliser des pièces jointes contenant des virus ou d’autres logiciels malveillants.
Étape 9 : Vérifiez l’orthographe et la grammaire
Avant d’envoyer votre message, vérifiez soigneusement votre travail.
Assurez-vous que tout semble correct et que tous les signes de ponctuation sont inclus.
Si vous trouvez des erreurs, corrigez-les immédiatement.
Étape 10 : Envoyez votre courriel !
Une fois que vous avez rédigé votre courriel, vous pouvez maintenant l’envoyer.
Cependant, il y a Vous devez d’abord tenir compte de certains éléments.
Choisissez le meilleur moyen d’envoyer votre courriel
Le moyen le plus simple d’envoyer votre courrier électronique est d’utiliser le navigateur Web de votre ordinateur. Vous pouvez aussi utiliser des plateformes de marketing par e-mail.
Mais si vous souhaitez envoyer votre courrier électronique à partir d’un autre appareil, vous devrez configurer un serveur de messagerie.
Vous pouvez le faire vous-même ou faire appel à un prestataire de services.
Vérifiez votre adresse électronique
Avant d’envoyer votre e-mail, assurez-vous que vous avez la bonne adresse e-mail.
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