Le flex office désigne un concept innovant qui s’inscrit dans la révolution de l’organisation du travail en cours depuis quelques années.
Cette solution qui entraine un changement permanent de bureau pour les entreprises et d’occupants pour les bureaux offre un certain nombre d’avantages très appréciés par les travailleurs. Par ailleurs, sa mise en place nécessite de bien gérer la location du bureau.
Quels sont les avantages du flex office ? Comment choisir un bureau à louer ?
Découvrez ici les réponses à ces questions.
Les avantages du flex office
Le flex office se révèle une solution intéressante et avec de nombreux avantages pour les entreprises.
Créez un environnement de travail libre et dynamique
Le premier avantage du flex office consiste en la liberté que possèdent les collaborateurs et employés de travailler où ils veulent. La possibilité de changer de poste de travail chaque jour améliore la flexibilité de l’environnement de travail.
Le flex office permet aussi d’impulser la flexibilité des bureaux ainsi que le changement voulu pour la communication et le management afin de suivre les attentes des nouvelles générations. Il ouvre la voie à la création d’espaces de travail flexible et dynamique en permettant aux collaborateurs de services différents d’échanger facilement et de se regrouper pour travailler sur un même projet en cas de besoin.
Le flex office se veut une solution qui permet de réduire le stress et la fatigue chez les collaborateurs et salariés grâce au télétravail. De ce fait, il permet de trouver un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle. En outre, le flex office constitue un remède à la routine. Le changement régulier d’environnement et d’ambiances permet de casser la routine. Par ailleurs, puisque le flex office suppose que les bureaux appartiennent à tout le monde, chaque équipe se charge de nettoyer son espace de travail après son passage. Cela permet de maintenir les locaux plus propres.
Améliorez la productivité de vos équipes
Le flex office s’avère une solution pour booster la productivité des salariés et des collaborateurs en entreprise, car ces derniers peuvent organiser leur espace de travail comme ils le souhaitent. Pour des tâches courantes, le salarié peut s’installer dans un bureau commun. Pour un travail nécessitant plus de concentration, il peut s’isoler dans une salle de réunion. Le flex office stimule aussi la créativité des salariés en permettant à chacun d’eux de choisir leur espace de travail en fonction de leur mission ou de leur activité. Tout ceci influe directement sur l’autonomie et la responsabilisation des équipes et de chaque collaborateur.
Par ailleurs, l’organisation flex office implique un management basé sur la confiance et permet de rendre les employés plus engagés. Notez aussi que le flex office par le biais des déplacements et des changements de cadres de travail permet de rencontrer d’autres salariés de l’entreprise. Il favorise ainsi la connaissance de nouvelles personnes et incite les salariés à nouer des liens.
Réduisez vos coûts
Selon des études récentes, le taux d’occupation des bureaux d’une entreprise en France avoisine les 80 %. De nombreux collaborateurs, notamment les chefs d’équipe passent très peu de temps dans leur bureau. De plus, avec l’organisation du travail en mode jour et nuit, les entreprises finissent par débourser de fortes sommes dans la location de locaux qu’elles n’exploitent pas à fond. Le flex office se veut la solution à cette problématique en permettant de réduire le nombre de bureaux et d’équipements utilisés. Il facilite aussi la réduction des coûts de loyer et permet à l’entreprise de réaliser des économies considérables.
Comment bien choisir un bureau à louer ?
Pour choisir un bureau à louer pour un flex office, il faut tenir compte d’un certain nombre de critères.
Choisissez l’emplacement du bureau
La toute première chose pour choisir un bureau à louer consiste à définir son emplacement. Misez sur un emplacement stratégique qui permet aux collaborateurs de se rendre rapidement dans les locaux pour travailler.
Puisque le principe même du flex office implique de louer des bureaux juste le temps de réaliser une tâche spécifique, il vaudrait mieux éviter de perdre du temps. Heureusement, il existe des solutions permettant de réserver et de louer des bureaux adaptés à vos besoins. Vous pouvez contacter Office now pour en savoir plus à cet effet. Vérifiez aussi l’accessibilité des bureaux. Vous devez pouvoir accéder à votre bureau à n’importe quel moment pour répondre aux besoins d’organisation du flex office.
Évaluez vos besoins d’espace
Vous devez nécessairement prendre vos besoins d’espace en considération pour choisir un bureau à louer. Plus précisément, vous devrez identifier les types d’activités à mener afin de prévoir un minimum d’espace pour les collaborateurs de votre entreprise. Vous pouvez bien réserver des espaces pour :
- Le travail individuel ;
- Le travail collaboratif ;
- Les rendez-vous.
- Etc.
Vous devrez ensuite penser aux espaces de travail qui vous semblent nécessaire pour un bon déroulement de votre activité ou de vos missions. Prévoyez assez d’espaces pour améliorer la productivité et le bien-être des employés et collaborateurs. Veillez toutefois à suivre vos besoins à la lettre pour ne pas louer un bureau avec des espaces qui s’avèreront inutilisables.
L’évaluation de vos besoins d’espaces englobe aussi l’identification du type de management à mettre en place. Pour finir, établissez une liste des services et équipements disponibles dans votre bureau. Préférez une location permettant d’accéder à un bureau avec des solutions digitalisées.
Pensez au budget
La location de bureau, même pour quelques heures, représente une dépense qui finit par se révéler considérable sur le long terme. Vous devez donc fixer un budget raisonnable pour couvrir les frais de location. Le budget permet de contrôler vos dépenses et de trouver un bureau adapté à vos moyens. Prenez le temps de consulter votre contrat de location et de vous assurer qu’il n’existe pas de frais cachés. Demandez bien à qui reviennent la charge des factures d’entretien et les coûts de maintenance des équipements.
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