Comment analyser un processus métier en 6 étapes faciles

En tant qu’entrepreneur, votre entreprise s’appuie sur certains processus métier pour assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes. Mais qu’est-ce qu’un processus métier ? 

Un processus métier est une série de tâches et d’activités qui composent un système métier et sans lesquelles il n’y aurait pas d’activité du tout. Il peut également être décrit comme un groupe d’étapes utilisées pour améliorer la satisfaction client.

La mise en place de processus métier efficaces vous offre de nombreux avantages. Premièrement, vous pouvez gérer votre entreprise à moindre coût. Ensuite, vous améliorez constamment vos résultats.

De plus, vous gagnez un avantage sur la concurrence de votre côté du marché. Comme vous pouvez probablement le constater, le bon fonctionnement de vos processus métier peut avoir un impact considérable sur la qualité de votre produit. En revanche, des processus métier déficients entraînent des frais généraux élevés, une incertitude accrue et une perte de temps.

Dans cet article, nous vous donnerons un aperçu du fonctionnement de l’analyse des processus métier et vous donnerons également un aperçu de la manière de faire passer votre entreprise au niveau supérieur.

L’analyse des processus métier

Pour garantir le bon fonctionnement d’un processus métier, il faut comprendre exactement comment il fonctionne. Pour ce faire, les responsables effectuent des analyses de processus métier. Une analyse des processus métier identifie chaque partie de la structure, des parties impliquées à la logistique du processus, en passant par le processus lui-même.

L’analyse permet d’identifier les points faibles de tout processus métier et de les documenter. Cela facilite grandement l’amélioration d’un processus, permet à l’entreprise de gagner du temps, de réduire ses coûts, d’améliorer la qualité de ses services et de se préparer à toute urgence qui pourrait survenir.

Quand devez-vous effectuer une analyse des processus métier ?

Voici quelques cas où vous devez effectuer une analyse des processus métier (BPA):

  • Lorsque vous souhaitez remplacer un ancien processus par un nouveau
  • En cas de problèmes tels que les plaintes des clients ou les retards réguliers
  • Lorsque vous souhaitez introduire un nouveau logiciel ou une automatisation
  • Lorsqu’il y a des violations régulières du protocole ou que les employés ne savent pas comment terminer un processus

Analyser un processus métier dans ces 6 étapes

Étape 1 – Définir le processus

Tout d’abord, identifiez le processus que vous souhaitez analyser ou corriger. Voici les 9 processus métier de base que l’on retrouve dans la plupart des moyennes et grandes entreprises:

Analyse des processus métiers et amélioration de la qualité : sans surprise, une analyse des processus métiers est en soi un processus métier !

  • L’acquisition de client
  • La satisfaction de client
  • L’analyse financière et gestion des ressources
  • La stratégie client
  • Le développement de produits / services
  • La livraison de produits / services
  • La gestion comptable
  • La gestion de la technologie

Bon nombre de ces processus seraient exécutés par différents services de votre entreprise.

Plus généralement, des exemples de processus métier incluent la facturation, la réalisation de livraisons, l’établissement d’un budget annuel, la documentation des commandes et l’examen des performances des employés.

En général, chaque BPA devrait commencer par des définitions. En tant que responsable ou propriétaire d’entreprise, vous souhaitez définir les intrants, les fournisseurs, les actions nécessaires pour terminer un processus, la métrique pour mesurer la satisfaction client et les extrants.

De plus, aussi évident que cela puisse paraître, il est très important d’identifier les limites du processus, c’est-à-dire ce qui est inclus dans le processus et ce qui n’est pas inclus dans le processus.

Étape 2 – Collectez des informations

Après avoir défini un processus, l’étape suivante consiste à rassembler autant d’informations que possible sur celui-ci. C’est à ce moment-là que vous collectez des données sur les objectifs du processus et sur tout cas d’échec dans le passé.

Dans le même ordre d’idées, il est important d’identifier toute opportunité d’information. Une opportunité d’information est un problème que vous apprenez des personnes qui utilisent votre processus.

Il s’agit notamment du personnel et bien sûr des clients. Les opportunités d’information sont généralement documentées dans les déclarations de problème et les commentaires des clients.

Discutez avec le personnel concerné

Discutez avec les personnes les plus impliquées dans la mise en œuvre des processus. Cela peut se faire par le biais d’entretiens en personne ou d’enquêtes numériques. Le but est d’utiliser leur contribution pour identifier les améliorations potentielles. Demandez :

Pour des suggestions sur la façon de résoudre les problèmes courants.

Ce que font vos employés et pourquoi ils le font.

Quels intrants / ressources sont nécessaires pour accomplir chaque tâche dans un processus ainsi que d’où ils viennent. Par exemple, si vous êtes un fabricant de meubles, vous voulez savoir qui fournit le bois à votre atelier et à quelle fréquence ils le fournissent.

De même, quelles sont les sorties pour chaque tâche ou processus. De plus, qui reçoit la sortie ? Est-ce le client ou un autre service de votre entreprise ?

Étape 3 – Mesurer l’efficacité du processus

Cette étape est assez simple. Pour déterminer s’il faut corriger, mettre à niveau ou se débarrasser complètement d’un processus métier particulier, vous devez mesurer le succès du processus dans son objectif. La mesure de l’efficacité peut se faire de plusieurs manières, et ce qui fonctionne pour une entreprise peut ne pas convenir à une autre.

En général, les commentaires des utilisateurs finaux et les rapports d’étape vous permettront de concevoir des mesures qui fonctionnent le mieux pour votre entreprise.

Étape 4 – Analyser le processus

Nous arrivons maintenant au cœur du BPA. Votre analyse d’un processus métier n’a pas besoin d’être compliquée pour réussir. Essentiellement, à ce stade, vous souhaitez quantifier ou qualifier les éléments suivants:

  • Le temps nécessaire pour terminer une tâche de processus
  • Tondre beaucoup ça coûte
  • Ce qu’il contribue aux bénéfices ou à la valeur à vie du client

Quelle quantité de déchets est créée à la suite de la production de processus

En général, l’objectif d’un BPA est de minimiser le gaspillage, les coûts et le temps consommé tout en maximisant la valeur à vie du client et l’efficacité globale.

Étape 5 – Passez à l’action

Sans action efficace, le BPA serait une perte totale de temps et d’argent. À cette étape, vous voulez vous rappeler pourquoi vous avez décidé d’effectuer un BPA en premier lieu. Était-ce pour identifier la cause d’un problème ou pour effectuer la maintenance de routine des processus opérationnels établis? Voici des exemples d’actions correctives que vous pourriez choisir de prendre:

Commencez à vous concentrer sur les résultats / résultats autant que sur les tâches elles-mêmes.

  • Réduisez le temps d’attente requis pour que l’étape du processus soit approuvée.
  • Utilisez le moins de personnes possibles dans un processus.
  • Supprimez les goulots d’étranglement et les obstacles, aussi minimes soient-ils.
  • Optimisez et automatisez les processus autant que possible dans votre budget.
  • Avoir une stratégie pour garder tous les processus fonctionnels pendant les exceptions ou les urgences.

Étape 6 – Surveiller l’efficacité

Dans les étapes finales d’un BPA, l’analyse devrait évoluer vers la surveillance du processus.

Assurez-vous de surveiller les performances et / ou l’amélioration des processus au moins une fois par mois. Vous pouvez accomplir cela avec des entretiens réguliers, des vérifications avec le service comptable et des demandes de commentaires des clients.

Enfin, tout problème résolu doit être remplacé par des problèmes plus récents et plus complexes. Cela est nécessaire pour amener votre entreprise vers de nouveaux sommets.

Dans cet article, nous nous sommes plongés dans le domaine des processus métier. Nous avons également présenté 6 étapes systématiques pour analyser correctement ces processus.

De plus, nous nous sommes assurés de parler des actions à entreprendre une fois l’analyse terminée, ainsi que de la manière de suivre les progrès. Faites-nous confiance, si vous analysez régulièrement et correctement vos processus commerciaux, vous constaterez des améliorations constantes dans vos résultats !

Et vous ? Avez-vous déjà analysé votre processus métier ? Faites-le nous savoir dans LE CLUB ABONDANCE.

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Christian KAS

Légende du blogging au Congo - Kinshasa avec 9 ans d'expériences. Christian KAS également connu sous Rev KAS, est un informaticien, blogueur, entrepreneur et révérend congolais. Sur ce blog, Rev KAS partage des connaissances avec les entrepreneurs et les investisseurs en devenir.