Comment utiliser le travail à distance dans son entreprise ?

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Le travail à distance ? Une aubaine pour le salarié et pour l’employeur ! Chacune des deux parties y trouve son intérêt. Oui, mais il suppose d’établir une confiance sans faille entre les parties prenantes. Alors, faisons le point.

Le télétravail, une meilleure qualité de vie

Echapper au rythme contraignant et stressant des transports, gagner un temps précieux pour s’adonner à ses passions, adapter son rythme de travail à ses conditions familiales. Aussi acquérir la liberté de déterminer ses horaires de travail, instaurer son propre planning professionnel… les avantages du télétravail sont nombreux. Et tout cela n’est pas un rêve et est pratiqué dans bien des entreprises.

Le travail à distance, des économies pour l’entreprise

Le télétravail représente des économies certaines pour les entreprises. Plus besoin d’acheter et d’entretenir des bureaux au coût si onéreux, plus besoin de rembourser les frais de transport des salariés. Il n’y a plus lieu non plus de perdre de l’énergie et du temps à la gestion des retards du personnel et pour faire respecter la discipline. Très vite, le dirigeant constate que le taux d’absentéisme devient insignifiant et la concentration ainsi que la productivité sont au rendez-vous : exit les pertes de temps à la machine à café et les reproches à faire !

Travail a distance en entreprise
Travail a distance en entreprise

Remettre à demain ce qui doit être fait le jour même

La réussite de ce mode de travail réside dans la rigueur de la gestion du temps. Au tout début, le télétravailleur se donne pour challenge de respecter une plage horaire stricte (heures de début et de fin de journée, établissement des pauses) mais l’habitude aidant, il finit par se lasser de cet emploi du temps rigide. Cela affecte malheureusement sa productivité et fait perdre du temps aux deux parties (employé et employeur). Pour éviter cette situation, définissez-lui clairement les objectifs de manière hebdomadaire, voire journalière si nécessaire, et mettez en place des outils qui vous permettent de le joindre facilement.

Quelques bonnes pratiques pour le télétravailleur

Réussir le travail à distance demande de mettre en place des habitudes de travail auxquelles il faut respecter.

1) Faire une séparation étanche entre votre nouvelle vie de travailleur à domicile et votre vie privée. Il faut absolument proscrire l’espace travail dans un coin de cuisine ou dans le salon : une pièce fermée avec une porte et dédiée est incontournable. Et certains, pour visualiser la séparation, pense à se mettre en tenue comme s’ils allaient au bureau.

2) Se fixer des horaires de travail précis tant à l’égard de votre famille que des clients. Basculer les appels sur le répondeur téléphonique dès que nécessaire pour éviter à tout prix d’ouvrir une brèche dans laquelle l’entourage… va immédiatement s’engouffrer !

3) Investir dans du matériel performant car l’informaticien qui répare toutes les pannes cela sera vous ! Et toute panne qui vous empêche de travailler aura des répercussions sur l’avancée de votre travail. Prendre si possible un portable qui vous permet d’aller à la rencontre de vos clients.

4) Investir impérativement dans un disque dur externe avec une application correspondante pour synchroniser le disque dur interne de votre ordinateur et le disque externe.

5) Sauvegarder systématiquement tous vos contenus comme votre système. Perdre ses données numériques, ses contacts, ou réinstaller un système complet et ses applications serait, de manière évidente, dramatique.

6) Choisir un abonnement Internet de qualité avec téléphonie sur IP pour éviter de vous retrouver avec une facture pharaonique à régler à la fin du mois. Déterminer les outils pour communiquer à distance de manière simple, économique et conviviale.

Le management d’une équipe virtuelle

Diriger une équipe à distance est difficile en raison des risques liés aux malentendus qui peuvent s’immiscer et devenir la source d’une mésentente. La clé se situe dans l’utilisation d’un système permettant de connaître tous les détails sur l’évolution des tâches que vous confiez à vos collaborateurs. Votre réseau doit être propice aux échanges et au partage d’informations. De cette manière, il devient plus facile de résoudre les difficultés inhérentes à la réalisation d’un projet.

Six principes restent à respecter pour que la relation se passe bien :

1) Etablir un suivi régulier afin de se rendre compte des obstacles rencontrés par le télétravailleur, qu’ils soient d’ordre professionnel ou personnel, et l’aider à surmonter ceux-ci. Sachant que le plus grand défi pour celui qui travaille chez soi est de séparer vie professionnelle et vie privée, vous devez vous assurer que l’une ne prend pas le pas sur l’autre.

  1. Développer un sentiment d’appartenance à l’entreprise grâce à des rencontres par visioconférences avec les autres collaborateurs. Ils deviendront alors des acteurs à part entière de l’entreprise.

3) Veiller à la transmission rapide et complète d’informations qui stimulent les équipes en télétravail.

4) Féliciter les télétravailleurs pour leurs suggestions et initiatives. En raison parfois du décalage horaire ou des circonstances (voyage de leur manager, conférences…), même à distance ils doivent pouvoir suggérer et passer à l’acte. Faire leur éloge et les remercier est un excellent stimulant pour eux.

5) Leur donner des objectifs précis et réalisables afin qu’ils puissent mesurer l’avancée de leurs tâches

6) Ne jamais donner de travail sans consignes et un mot d’accompagnement. Il n’y a rien de pire que de recevoir une tâche à réaliser ainsi ! Combien de dirigeants négligent ce point…

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Coach personnel des entrepreneurs

Christian Kas

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