Comment gérer efficacement son temps de travail ?

Merci pour le partage...Share on Facebook0Share on Google+0Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn1

Comment gérer au mieux les 24 heures d’une journée ? Elles s’évaporent comme la rosée et laissent à l’entrepreneur le sentiment d’irritation d’avoir encore tant de choses à accomplir avant la nuit.

Pour optimiser votre journée, commencez par dormir suffisamment car le sommeil a un impact sur votre productivité et sur l’utilisation maximale de vos capacités.

 

1. Arriver en avance au bureau

 

Oui, mais pour quoi faire ? Pour prendre le temps de réfléchir et d’agir sans avoir à répondre aux appels téléphoniques ou aux sollicitations des collaborateurs. Vous pouvez davantage vous concentrer sur les tâches à effectuer sans être dérangé. Arriver en avance permet surtout d’éviter les difficultés de transport (encombrements, retards, accidents….). Non seulement vous avez une chance de gagner du temps grâce à des routes plus fluides, des transports moins bondés, mais vous évacuez le stress engendré dès le début de la journée par ces désagréments à répétition.

 

2. Planifier, agir, vérifier et réagir

 

Faire une « to do-list » permet de détresser. Vous aurez de la confiance en soi d’avoir réalisé les choses importantes. De nombreux entrepreneurs consacrent quelques minutes à créer leur emploi du temps soit un jour précis de la semaine, soit chaque jour. Un principe de base : Alléger la « to do-list ». Et utiliser le PDCA (Pla-Do-Check-Act). Commencez par planifier (Plan) vos objectifs et les moyens nécessaires ; passez à l’action (Do) ; puis vérifiez les résultats (Check) que vous obtenez ; réagissez (Act) en fonction de votre avancée et réadaptez les objectifs si vous les atteignez.

 

3. Déterminer ce qui est urgent

 

Les entrepreneurs croient souvent que tout est urgent. Et ils se disent qu’il faut répondre immédiatement à chaque e-mail qui arrive. Pourtant le degré d’urgence est diffèrent.

C’est pareil pour les tâches. Distinguez celles qui sont urgentes de celles qui sont juste importantes. Puis, triez-les et donnez-leur un ordre de priorité de traitement. Si la distinction entre ce qui est important et urgent vous paraît difficile, regardez les résultats et bénéfices attendus de chaque action. Et ceci en fonction de vos objectifs à court, moyen et long terme. Certaines tâches vous apparaîtront alors comme moins importantes que d’autres de manière plus objective.

Cette double façon de juger une tâche permet de définir une « to do-list » efficace. Certains outils comme Gantt, MS Project… vous aident à lister les tâches, à établir une chronologie et à définir des dates de début et de fin en fonction du temps global disponible.

 

4. Bien s’organiser, c’est déléguer et partager

 

Vous ne pouvez pas tout faire par vous-même ; on imagine mal une personne seule faire mieux que 1 000 (aussi doué que vous puissiez être). Apprenez à déléguer les tâches qui vous dépassent, notamment celles à faible valeur ajoutée qui vous font perdre du temps. Et pour savoir quelle tâche déléguer, il faut connaître vos capacités mais aussi celles de vos collaborateurs afin de ne pas leur confier les mauvaises tâches. Commencez par regarder celles qui vous prennent du temps et la valeur ajoutée pour l’entreprise quand vous les réalisez vous-même. Sachez bien communiquer et formez la personne qui reprend la tâche déléguée : il ne s’agit pas de la lui  « larguer » !

 

5. Organisez votre emploi du temps

 

Le dirigeant a tendance à vouloir être tout le temps disponible afin d’être au courant des opportunités. Des facteurs extérieurs, coups de téléphone, e-mails…, vous déconcentrent dans vos tâches et vous perdez en productivité. Accordez-vous des plages horaires pour consulter vos messageries afin de vous concentrez dans le travail que vous êtes en train d’effectuer. Au besoin, programmez des réponses automatiques pour dire quand vous serez disponible pour répondre.

La plupart du temps, les facteurs extérieurs vont vous ralentir et génèrent d’autres coups de fils, e-mails… Cela stoppe votre avancement. Quand vous êtes en incapacité d’exécuter une tâche demandée par un client, un collaborateur, soyez honnête avec lui cela demande de l’humilité.

 

6. Le temps, une question personnelle

 

La procrastination, ce mot est devenu tellement à la mode ! Il s’applique, en général, à tout ce que vous reportez au lendemain. Et pourtant, une fois ces tâches délaissées ont pris fin, vous pourriez en ressentir de la satisfaction et du soulagement.

 

Christian Kas

Spécialiste de la réussite et du bien-être.